Conditions d'utilisation et conditions contractuelles Invenza

Version du document 1.1 · Date d'entrée en vigueur 1 décembre 2026

Ceci est une traduction. En cas de divergence entre le texte néerlandais et la présente traduction, le texte néerlandais prévaut (article 2.16.6). Version néerlandaise

Chapitre 0 — Définitions

0.1 Fournisseur

Le « Fournisseur » est Ali Eren, entreprise individuelle (personne physique), dont l'adresse d'établissement est située Hoekstraat 12, 3582 Beringen, numéro d'entreprise et numéro de TVA BE 0742.764.434, joignable à l'adresse privacy@invenza.be. Le Fournisseur met à disposition la Plateforme Invenza et les Services.

0.2 Plateforme

Par « Plateforme », on entend l'application en ligne de comptabilité et de facturation Invenza, y compris l'application web, les interfaces de programmation associées et toutes les fonctionnalités que le Fournisseur y ajoute ou y modifie.

0.3 Services

Par « Services », on entend toutes les fonctionnalités que le Fournisseur propose via la Plateforme, notamment la facturation, les devis, la gestion des clients et des articles, la facturation électronique via le réseau Peppol, les connexions avec des logiciels de comptabilité de tiers et les fonctions d'IA d'assistance.

0.4 Utilisateur

Un « Utilisateur » est toute personne physique qui a accès à la Plateforme au moyen d'un compte personnel, que cette personne agisse au nom d'un Cabinet ou au nom d'un Client final.

0.5 Cabinet / Cocontractant

Le « Cabinet » est le comptable, le cabinet d'expertise comptable ou l'autre prestataire de services professionnels qui conclut avec le Fournisseur un Contrat pour l'utilisation de la Plateforme et qui, en tant que « Cocontractant », est la partie à laquelle le Chapitre 2 s'applique.

0.6 Client final

Le « Client final » est l'entreprise que le Cabinet crée comme client sur la Plateforme et pour laquelle le Cabinet fournit des services de facturation ou de comptabilité. Le Client final n'est pas lui-même un Cocontractant et ne conclut avec le Fournisseur aucun Contrat au sens du Chapitre 2. Le Chapitre 1 s'applique en revanche à tout Utilisateur qui utilise la Plateforme au nom du Client final, et le Chapitre 3 règle le mandat que le Client final donne au Cabinet. Lors de l'activation d'un compte sur la Plateforme, le Client final accepte en outre lui-même l'obligation de paiement de l'article 2.4.4. Cette acceptation est un engagement distinct du Client final envers le Fournisseur, qui règle uniquement ce paiement et qui ne fait pas du Client final un Cocontractant. Les articles 2.4.1 à 2.4.7 inclus, l'article 2.13 et l'article 2.17 s'appliquent à cet engagement, et celui-ci est transféré en cas de cession du Contrat conformément à l'article 2.16.1. Pour le surplus, les droits et obligations du Client final relatifs à la Plateforme s'exercent par l'intermédiaire du Cabinet, sauf lorsque les présentes conditions confèrent expressément au Client final un droit propre, comme aux articles 2.6.3 et 2.6.4.

0.7 Données

Les « Données » comprennent toutes les informations que le Cabinet ou le Client final saisit dans la Plateforme, y télécharge ou y fait entrer par une connexion, y compris les factures, les données des clients, les documents comptables et les pièces jointes.

0.8 Administration

Une « Administration » est l'environnement de travail distinct au sein de la Plateforme qui est attribué à un Client final ou, le cas échéant, au Cabinet pour son propre compte, et dans lequel les Données de celui-ci sont tenues.

0.9 Contrat

Le « Contrat » se compose des présentes conditions d'utilisation et conditions contractuelles, de l'offre écrite du Fournisseur à laquelle l'article 2.2 renvoie, et de chaque annexe à laquelle il est expressément renvoyé. En cas de contradiction, l'ordre de priorité suivant s'applique : pour le traitement des données à caractère personnel, l'accord de traitement des données (article 2.9, ou un accord de traitement des données distinct que le Fournisseur et le Cabinet concluent à cet effet) prime tous les autres documents, y compris l'offre écrite. Pour tout le reste, l'ordre est le suivant : d'abord l'offre écrite, ensuite les présentes conditions, et enfin les annexes.

Chapitre 1 — Conditions d'utilisation (pour chaque Utilisateur)

1.1 Champ d'application

Le présent chapitre s'applique à chaque Utilisateur qui se connecte à la Plateforme avec un compte, que cet Utilisateur représente un Cabinet, un Client final ou un collaborateur de l'un des deux. Le Chapitre 2 s'applique en outre spécifiquement au Cabinet en tant que Cocontractant.

1.2 Règles d'utilisation

1.2.1 L'Utilisateur utilise la Plateforme uniquement aux fins pour lesquelles elle est destinée et respecte les prescriptions légales applicables à ses activités.

1.2.2 L'Utilisateur ne tente pas de contourner la sécurité de la Plateforme, d'en reconstituer le code source, de lancer des processus automatisés sur la Plateforme sans l'autorisation du Fournisseur, ou d'utiliser la Plateforme d'une manière qui perturbe son fonctionnement pour les autres utilisateurs.

1.2.3 L'Utilisateur ne place sur la Plateforme aucune Donnée qui porte atteinte aux droits de tiers ou qui est illicite.

1.3 Accès et confidentialité des identifiants de connexion

1.3.1 L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion et de toute activité effectuée avec son compte.

1.3.2 L'Utilisateur signale immédiatement au Fournisseur, à l'adresse privacy@invenza.be, toute utilisation non autorisée de son compte.

1.4 Droits de propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle sur la Plateforme, sur le logiciel sous-jacent et sur la documentation développée par le Fournisseur restent la propriété du Fournisseur ou de ses concédants de licence. L'utilisation de la Plateforme ne confère à l'Utilisateur aucun droit de propriété, mais uniquement un droit d'utilisation personnel et non transmissible pour la durée du Contrat.

1.5 Confidentialité

Chaque partie traite de manière confidentielle les informations non publiques qu'elle reçoit de l'autre partie et les utilise exclusivement pour l'exécution du Contrat, sauf lorsque leur divulgation est légalement obligatoire.

1.6 Données à caractère personnel

Pour le traitement des données à caractère personnel de l'Utilisateur lui-même, telles que les données de compte et d'identification, le Fournisseur agit en qualité de responsable du traitement ; le traitement concerné est expliqué dans la déclaration de confidentialité. Pour les données à caractère personnel traitées dans le cadre des Données au sein d'une Administration, le Fournisseur agit en qualité de sous-traitant pour le compte du Cabinet ou du Client final, comme précisé à l'article 2.9.

1.7 Droit applicable

Le présent chapitre est régi par le droit belge ; pour le tribunal compétent, il est renvoyé à l'article 2.17.

Chapitre 2 — Conditions contractuelles (pour le Cabinet en tant que Cocontractant)

2.1 Champ d'application et modification

2.1.1 Le présent chapitre règle la relation contractuelle entre le Fournisseur et le Cabinet en tant que Cocontractant, en complément du Chapitre 1. Pour l'obligation de paiement de l'article 2.4.4, le présent chapitre lie également le Client final, dans la mesure prévue à l'article 0.6.

2.1.2 Le Fournisseur peut modifier les présentes conditions pour un motif valable : une modification de la législation ou de la réglementation ou une décision d'une autorité publique ; la sécurité ; une nécessité technique, y compris les modifications imposées par des services de tiers dont dépend la Plateforme (par exemple le point d'accès Peppol ou le réseau Peppol) ; une fonctionnalité nouvelle ou améliorée ; ou une clarification ou une correction sans préjudice pour le Cabinet. Le Fournisseur annonce une modification au moins 2 mois avant son entrée en vigueur si elle porte un préjudice substantiel au Cabinet, et sinon au moins 14 jours avant son entrée en vigueur. L'annonce se fait toujours par e-mail à l'adresse e-mail du Cabinet connue dans la Plateforme, avec un bref résumé de la modification ; une notification supplémentaire dans la Plateforme est possible. Le Cabinet peut résilier le Contrat sans frais avant l'entrée en vigueur de la modification, quels que soient les délais de préavis de l'article 2.5. À défaut, cela vaut acceptation tacite et la version modifiée s'applique à partir de la date annoncée. Les prix ne sont pas modifiés par le présent article, mais exclusivement conformément à l'article 2.3.2. Le Fournisseur conserve une copie de chaque version publiée des présentes conditions et de chaque annonce de modification.

2.2 Offre et Contrat

2.2.1 Le Contrat est formé par une offre écrite du Fournisseur qui est acceptée par le Cabinet.

2.2.2 Lorsque le Cabinet crée un Client final sur la Plateforme, le Cabinet déclare et garantit qu'il est mandaté pour agir au nom de ce Client final aux fins de la Plateforme, y compris pour l'utilisation des services décrits à l'article 2.8. Cette garantie est une déclaration contractuelle du Cabinet. Pour la facturation électronique via Peppol, le Client final confirme en outre lui-même, lors de l'activation de son compte sur la Plateforme, le mandat visé au Chapitre 3 et accepte les conditions d'utilisation de Maventa, comme prévu à l'article 2.8.2. Lors de cette même activation, le Client final accepte également l'obligation de paiement de l'article 2.4.4, comme prévu à l'article 0.6.

2.3 Prix

2.3.1 Les prix indiqués s'entendent hors TVA.

2.3.2 Le Fournisseur peut adapter les prix au plus une fois par an, à condition que l'adaptation soit justifiée par des hausses de coûts documentées du Fournisseur, avec un maximum de 10 %. Une adaptation de prix est annoncée au moins 2 mois à l'avance par e-mail à l'adresse e-mail du Cabinet connue dans la Plateforme. Le Cabinet peut résilier le Contrat sans frais avant l'entrée en vigueur de l'adaptation de prix, quels que soient les délais de préavis de l'article 2.5. À défaut, le prix adapté s'applique à partir de la date annoncée.

2.3.3 Les prix du Contrat peuvent comprendre, par Administration et par mois, une rémunération par Utilisateur supplémentaire, au-delà d'un nombre d'Utilisateurs compris par Administration. Le montant de la rémunération par Utilisateur supplémentaire et le nombre d'Utilisateurs compris figurent dans l'offre écrite visée à l'article 2.2.1, et non dans les présentes conditions. Est compté comme Utilisateur d'une Administration tout Utilisateur qui agit au nom d'un Client final, c'est-à-dire dont le compte personnel a été créé dans la Plateforme pour un Client final et non pour le Cabinet, et dont le compte est actif et lié à cette Administration. Les Utilisateurs qui agissent au nom du Cabinet ne sont pas comptés. Un compte est actif tant qu'il est activé et qu'il n'a été ni désactivé ni supprimé. Une suspension de l'accès conformément à l'article 2.4.7 ne rend pas un compte inactif, de sorte qu'un Utilisateur dont l'accès est suspendu reste compté. Le nombre est déterminé par Administration le dernier jour de chaque mois, et la rémunération par Utilisateur supplémentaire est due, pour ce mois, pour chaque Utilisateur au-delà du nombre compris. Un Utilisateur dont le compte est lié à plus d'une Administration est compté dans chacune de ces Administrations. La rémunération par Utilisateur supplémentaire n'est due que si l'offre écrite du Contrat la mentionne. Le présent article ne modifie aucun prix existant. Le Fournisseur n'introduit la rémunération par Utilisateur supplémentaire dans un Contrat existant que par une offre écrite nouvelle ou modifiée acceptée par le Cabinet, et non par une adaptation de prix conformément à l'article 2.3.2. La rémunération par Utilisateur supplémentaire fait partie de la rémunération imputée à cette Administration selon l'article 2.4.4, et le nombre d'Utilisateurs fait partie des données de consommation que la Plateforme tient à jour pour calculer la rémunération par Utilisateur supplémentaire.

2.4 Paiement

2.4.1 Le Fournisseur facture mensuellement. La facture est payable dans les 14 jours suivant la date de la facture.

2.4.2 En cas de retard de paiement, les intérêts fixés par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales sont dus de plein droit et sans mise en demeure préalable, majorés d'une indemnité forfaitaire de 40 euros, sans préjudice du droit à une indemnité raisonnable pour les frais de recouvrement supplémentaires.

2.4.3 En cas de défaut de paiement persistant du Cabinet, y compris d'un montant que le Fournisseur facture au Cabinet conformément à l'article 2.4.6, le Fournisseur peut suspendre l'accès à la Plateforme après un rappel écrit, sans préjudice de l'article 2.12.

2.4.4 Le Fournisseur choisit librement de facturer la rémunération en totalité au Cabinet, ou de facturer directement au Client final la part de la rémunération qui se rapporte à l'Administration de ce Client final. Cette part est la rémunération qui, selon les prix du Contrat avec le Cabinet, est imputée à cette Administration, y compris la consommation au sein de cette Administration. Le Fournisseur fait ce choix par Client final et peut le modifier à tout moment, sans annonce préalable. Aucun contrat distinct ni aucune confirmation distincte du Cabinet ou du Client final n'est nécessaire à cet effet. Chaque facture directe mentionne l'Administration, la période facturée et la base de calcul du prix, et est payable conformément aux articles 2.4.1 et 2.4.2. Pour une facture directe, le Fournisseur utilise uniquement les données publiques du Client final issues de la Banque-Carrefour des Entreprises, l'adresse e-mail d'un Utilisateur du Client final, les preuves d'acceptation et les données de consommation que la Plateforme tient à jour pour calculer la rémunération, et non les Données. Le fait que ces données de consommation soient exportables en vertu de l'article 2.5.10 n'en fait pas des Données pour les besoins du présent article.

2.4.5 Le Fournisseur ne facture directement qu'à un Client final qui, lors de l'activation d'un compte sur la Plateforme, a lui-même accepté l'obligation de paiement, comme prévu à l'article 0.6, aussi longtemps que le Client final n'a pas retiré cette acceptation. Le Client final peut retirer son acceptation à tout moment pour l'avenir, par l'intermédiaire de son Cabinet ou par e-mail à l'adresse e-mail mentionnée à l'article 0.1. À partir de la première facture suivant le retrait, le Fournisseur refacture cette part au Cabinet. Une facture que le Client final a reçue avant le retrait reste due par le Client final conformément aux articles 2.4.1 et 2.4.2, et le Cabinet en reste responsable conformément à l'article 2.4.6.

2.4.6 Le Cabinet reste responsable envers le Fournisseur de la rémunération dans son intégralité, y compris de la part que le Fournisseur facture à un Client final. Si un Client final ne paie pas une facture dans le délai de l'article 2.4.1, le Fournisseur peut facturer le montant impayé au Cabinet et le Cabinet est tenu de payer ce montant. Ce qu'un Client final paie pour une facture est déduit de ce que le Cabinet doit à ce titre, et ce que le Cabinet paie pour la part d'un Client final est déduit de ce que ce Client final doit. Le Fournisseur ne reçoit jamais deux fois le même montant. Pour un même montant, les intérêts et l'indemnité forfaitaire de l'article 2.4.2 ne sont dus qu'une seule fois par le Client final et le Cabinet ensemble, et le Cabinet ne les doit qu'en cas de paiement tardif de la facture qu'il a lui-même reçue.

2.4.7 Lorsque le Fournisseur a facturé au Cabinet, conformément à l'article 2.4.6, le montant impayé d'une facture adressée à un Client final, et que ce montant n'a été payé ni par le Client final ni par le Cabinet après le délai de l'article 2.4.1 pour la facture adressée au Cabinet, le Fournisseur peut suspendre l'accès à la Plateforme pour les Utilisateurs qui agissent au nom de ce Client final, 15 jours après un rappel écrit adressé au Client final et au Cabinet. L'Administration de ce Client final continue de fonctionner, y compris pour l'envoi et la réception de documents via le réseau Peppol, et le Cabinet y conserve son accès. La suspension prend fin dès que le Client final ou le Cabinet a payé le montant. Pendant la suspension, le Fournisseur remet au Client final, sur demande, un export de ses Données. Le Fournisseur ne suspend l'accès du Cabinet que conformément à l'article 2.4.3 ou à l'article 2.12.

2.5 Durée, résiliation et passage à un autre prestataire

2.5.1 Le Contrat est conclu pour une durée indéterminée avec un abonnement mensuel et est reconduit tacitement.

2.5.2 Le Cabinet peut résilier mensuellement, à condition de notifier la résiliation avant le dernier jour du mois en cours.

2.5.3 Chaque partie peut mettre fin au Contrat avec effet immédiat en cas de manquement substantiel de l'autre partie auquel il n'est pas remédié dans les 15 jours suivant une mise en demeure écrite, ainsi qu'en cas d'insolvabilité manifeste ou de faillite de l'autre partie.

2.5.4 Le Cabinet peut à tout moment notifier par e-mail, à l'adresse e-mail mentionnée à l'article 0.1, qu'après le délai de préavis il fait un ou plusieurs des choix suivants : (a) passer à un service de traitement de données d'un autre prestataire, (b) transférer toutes ses Données exportables et tous ses actifs numériques vers sa propre infrastructure TIC, ou (c) faire supprimer ses Données exportables et ses actifs numériques. Les choix (a) et (b) sont appelés « passage » aux articles 2.5.4 à 2.5.15 inclus. En cas de passage à un autre prestataire, le Cabinet indique les coordonnées de ce prestataire qui sont nécessaires au passage. Les articles 2.5.4 à 2.5.15 inclus règlent le passage et la suppression visés à l'article 25 du règlement (UE) 2023/2854 (le règlement sur les données), avec sa procédure, ses méthodes, ses formats et ses restrictions connues.

2.5.5 Une notification conforme à l'article 2.5.4 vaut résiliation du Contrat conformément à l'article 2.5.2, sauf si le Cabinet met déjà fin au Contrat pour un autre motif. Pour un passage ou une suppression, le délai de préavis de l'article 2.5.2 s'applique, lequel n'excède jamais 2 mois. Si le Cabinet met fin au Contrat sur la base de l'article 2.1.2, 2.3.2, 2.5.3, 2.7, 2.15 ou 2.16.1, le moment de la fin fixé par cet article vaut fin du délai de préavis. Si le Cabinet notifie un passage au plus tard à ce moment, la période transitoire de l'article 2.5.6 s'ensuit et le Contrat ne prend fin, par dérogation à cet article, qu'au moment fixé à l'article 2.5.9. Dans le cas contraire, le Contrat prend fin au moment fixé par cet article. Si le Fournisseur met fin au Contrat sur la base de l'article 2.5.3 ou 2.15 avant qu'une période transitoire n'ait commencé, le Contrat prend fin au moment fixé par cet article, sans période transitoire. Si le Fournisseur met fin au Contrat pendant une période transitoire en cours, cette période transitoire se poursuit et le Contrat ne prend fin qu'au moment fixé à l'article 2.5.9. Dans tous ces cas, le Cabinet et le Client final conservent leurs droits découlant des articles 2.5.10 à 2.5.15 inclus.

2.5.6 Après le délai de préavis, un passage est suivi d'une période transitoire de 30 jours calendaires au plus, pendant laquelle le passage s'effectue sans retard injustifié et le Contrat reste applicable. Pendant cette période, le Fournisseur apporte au Cabinet et aux tiers que le Cabinet désigne à cet effet une assistance raisonnable pour le passage, agit avec la diligence nécessaire pour maintenir la continuité de l'activité et continue de fournir les fonctions et les Services prévus au Contrat, informe clairement le Cabinet des risques connus pour cette continuité, et maintient un niveau élevé de sécurité tout au long du passage, en particulier pour les Données pendant le transfert et pendant la période de récupération de l'article 2.5.13. Le Fournisseur soutient la stratégie de sortie du Cabinet, notamment en fournissant toutes les informations pertinentes, et collabore de bonne foi avec le nouveau prestataire. À la demande du Cabinet, le Fournisseur met fin à l'enregistrement Peppol d'une Administration à la date que le Cabinet choisit, afin qu'un autre prestataire puisse reprendre cet enregistrement.

2.5.7 Pendant la période transitoire, les conditions et le prix applicables le jour où le Cabinet a notifié le passage restent en vigueur. Une modification des présentes conditions ou une adaptation de prix qui entre en vigueur après ce jour n'est pas opposable au Cabinet pendant la période transitoire, sauf une modification qu'impose une loi, une réglementation ou une décision d'une autorité publique. Une fonctionnalité dont la suppression a été le motif d'une résiliation sur la base de l'article 2.7 reste disponible jusqu'à la fin de la période transitoire, sauf si une obligation légale, un motif de sécurité urgent ou la disparition d'un service d'un tiers l'en empêche. Pour la période transitoire, seules les rémunérations ordinaires des Services prévues par le Contrat sont dues, l'abonnement étant calculé par jour calendaire. Une suspension fondée sur l'article 2.4.3, 2.4.7 ou 2.12 ne limite jamais l'export, l'assistance et les autres obligations du Fournisseur lors du passage. L'article 2.15 reste applicable pendant la période transitoire.

2.5.8 Le Cabinet peut prolonger la période transitoire une seule fois, d'une durée qu'il juge appropriée, en le notifiant par e-mail avant la fin de la période transitoire. Si une période transitoire de 30 jours calendaires n'est pas réalisable sur le plan technique, le Fournisseur le notifie au Cabinet dans les 14 jours ouvrables suivant la notification du passage par le Cabinet, motive cette impossibilité technique et indique une autre période transitoire de 7 mois au plus. Pendant cette autre période transitoire, les articles 2.5.6 et 2.5.7 s'appliquent, la continuité des Services reste assurée, et le Cabinet conserve son droit de prolonger la période transitoire une seule fois.

2.5.9 En cas de passage, le Contrat prend fin dès que le Cabinet confirme par e-mail que le passage a réussi, et au plus tard à la fin de la période transitoire, telle qu'elle a éventuellement été prolongée ou remplacée conformément à l'article 2.5.8. La période transitoire prend fin au même moment. En l'absence de passage, le Contrat prend fin à la fin du délai de préavis, y compris lorsque le Cabinet ne choisit qu'une suppression. Le Fournisseur confirme la fin du Contrat par e-mail à l'adresse e-mail du Cabinet connue dans la Plateforme. La confirmation par le Cabinet que le passage a réussi ne porte atteinte ni à un export que le Cabinet a déjà demandé et qui n'a pas encore été livré, ni à la période de récupération de l'article 2.5.13.

2.5.10 Sont transférables toutes les Données exportables et les actifs numériques du Cabinet et du Client final. Les Données exportables sont les Données et toutes les autres données d'entrée et de sortie, y compris les métadonnées, générées directement ou indirectement par l'utilisation de la Plateforme par le Cabinet, le Client final et leurs Utilisateurs, à l'exception uniquement des données mentionnées à l'article 2.5.12. Les actifs numériques sont des éléments sous forme numérique sur lesquels le Cabinet ou le Client final dispose d'un droit d'utilisation indépendamment du Contrat, tels que leurs logos et leurs documents propres. Les Données exportables comprennent en tout cas, pour le Cabinet et pour chaque Administration : (a) les données d'entreprise et les paramètres, y compris les données bancaires, de facturation, de numérotation et d'exercice comptable ainsi que les paramètres des connexions avec des logiciels de comptabilité, (b) les factures et les notes de crédit, tant de vente que d'achat et y compris les brouillons, avec leurs lignes, pièces jointes, historique, rappels et statuts d'envoi, de paiement et d'export, (c) les devis avec leurs lignes, pièces jointes et signatures, (d) les tickets et les documents importés avec leurs pièces jointes, (e) les adresses e-mail d'import et l'historique des imports par e-mail, (f) les clients, les prestataires et les articles, (g) les séries de numéros, (h) les documents, dossiers et logos propres, (i) l'identification Peppol et les données d'enregistrement pour Peppol, (j) les conversations avec l'assistant d'IA, (k) la consommation de Peppol et des fonctions d'IA ainsi que les résultats de validation des factures électroniques, et (l) les Utilisateurs et les personnes de contact avec leur nom, leur adresse e-mail et leur rôle, ainsi que les preuves de leur acceptation des présentes conditions et du mandat visé au Chapitre 3. Seules sont exportables les données conservées dans la Plateforme au moment de l'export. Les données que le Cabinet, le Client final ou leurs Utilisateurs suppriment eux-mêmes de la Plateforme ne sont plus exportables par la suite. Par dérogation à l'article 2.6.4, le Fournisseur ne conserve l'historique des imports par e-mail, avec les e-mails reçus et leurs pièces jointes, que 90 jours après leur traitement, et les résultats de validation des factures électroniques que 180 jours après la validation, tant pendant qu'après le Contrat, et les supprime ensuite. Ces données ne peuvent donc être récupérées que dans ces délais plus courts. Les documents qui ont été importés à partir d'un e-mail n'y sont pas soumis et sont conservés comme les autres Données.

2.5.11 Les factures et les notes de crédit qui ne sont pas des brouillons, le Cabinet peut les télécharger lui-même dans la Plateforme comme prévu à l'article 2.6.3, sous la forme d'un fichier ZIP contenant les factures électroniques structurées au format UBL (XML), les versions PDF, les pièces jointes et un fichier récapitulatif au format CSV. Un export qui peut être téléchargé directement dans la Plateforme n'existe que pour ces documents. Toutes les autres Données exportables et tous les actifs numériques, le Fournisseur les remet sur demande, par une voie sécurisée, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, tel que CSV ou JSON, et les fichiers dans leur format d'origine. Une notification de passage vaut demande d'un export complet. Le Fournisseur livre cet export sans retard injustifié et au plus tard 14 jours calendaires après le début de la période transitoire. Tout autre export demandé pendant la période transitoire ou la période de récupération, y compris sur la base de l'article 2.6.3 ou 2.6.4 ou de l'article 13 de l'accord de traitement des données visé à l'article 2.9, le Fournisseur le livre sans retard injustifié et au plus tard 14 jours calendaires après la demande, même si ce délai expire après la fin du Contrat.

2.5.12 Parmi les Données exportables, seules les catégories suivantes sont exclues, parce qu'elles sont propres au fonctionnement interne de la Plateforme et que leur transfert mettrait en péril des secrets d'affaires du Fournisseur ou la sécurité de la Plateforme : (a) le logiciel, le code source et la configuration interne de la Plateforme, mais pas les paramètres du Cabinet et de ses Administrations, (b) les journaux techniques et les journaux de sécurité de la Plateforme, et (c) les mots de passe, clés et autres secrets d'accès des comptes et des connexions. Ces exclusions n'entravent ni ne retardent le passage.

2.5.13 Après la fin du Contrat, le Cabinet et le Client final peuvent encore récupérer leurs Données exportables et leurs actifs numériques pendant la période de récupération. Il s'agit du délai de conservation de 24 mois visé à l'article 2.6.4, qui dépasse largement le délai minimal de 30 jours calendaires après la fin de la période transitoire, sous réserve des délais plus courts mentionnés à l'article 2.5.10. Lors de son choix visé à l'article 2.5.4 ou plus tard pendant la période de récupération, le Cabinet peut demander par e-mail, à l'adresse e-mail mentionnée à l'article 0.1, que le Fournisseur supprime plus tôt ses Données exportables et ses actifs numériques. Par dérogation à l'article 2.6.4 et à l'article 13 de l'accord de traitement des données visé à l'article 2.9, la période de récupération prend alors fin 30 jours calendaires après la fin du Contrat ou, si cette date est postérieure, le jour de la demande ou à une date ultérieure que le Cabinet demande. Après la fin de la période de récupération, avec ou sans demande, le Fournisseur supprime intégralement, dans les 30 jours calendaires, toutes les Données exportables et tous les actifs numériques du Cabinet et de ses Clients finaux, et le confirme par e-mail au Cabinet. Sont seuls exceptés (a) les preuves mentionnées à l'article 2.6.4, (b) les données que le Fournisseur doit conserver en vertu d'une obligation légale, (c) les données publiques de la Banque-Carrefour des Entreprises relatives à une entreprise, telles que son nom, son numéro d'entreprise, son adresse et sa forme juridique, que la Plateforme utilise aussi pour d'autres clients, et (d) les documents, dossiers et logos propres d'une entreprise qui utilise encore à ce moment la Plateforme en tant que Cabinet ou en tant qu'Administration d'un autre Cabinet. Les copies figurant dans les sauvegardes disparaissent dans le délai de rotation ordinaire de ces sauvegardes. Les copies que le Cabinet ou le Client final a lui-même fait exporter vers un logiciel de comptabilité d'un tiers relèvent des conditions de ce tiers, comme prévu à l'article 2.8.10.

2.5.14 Le Fournisseur ne facture aucun frais pour un passage, un export ou un transfert des Données exportables et des actifs numériques, pour la fin d'un enregistrement Peppol visée à l'article 2.5.6 ou pour une suppression visée à l'article 2.5.13. Cela vaut aussi pour un export demandé sur la base de l'article 2.6.3 ou 2.6.4 ou de l'article 13 de l'accord de traitement des données visé à l'article 2.9. Pendant la période transitoire, seules les rémunérations ordinaires des Services sont dues, comme prévu à l'article 2.5.7.

2.5.15 Le Cabinet fait transférer ou supprimer les Données d'un Client final sur la base du mandat qu'il garantit conformément à l'article 2.2.2, et garantit qu'il y est autorisé et qu'il en a préalablement informé le Client final. Un passage, une suppression ou une résiliation par le Cabinet ne porte pas atteinte au droit propre du Client final à un export de ses Données, comme prévu aux articles 2.6.3 et 2.6.4, tant que ces Données n'ont pas été supprimées.

2.6 Plateforme et Données

2.6.1 Le Fournisseur prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger la Plateforme et les Données.

2.6.2 Le Fournisseur s'efforce d'assurer une disponibilité de 99,5 % de la Plateforme, sur la base du meilleur effort ; il ne s'agit pas d'un niveau de service garanti. La maintenance est effectuée, dans la mesure du possible, en dehors des heures de bureau du Cabinet, et le Fournisseur réalise régulièrement des sauvegardes des Données.

2.6.3 Les Données restent la propriété du Cabinet, respectivement du Client final. Le Fournisseur ne vend pas les Données et ne les utilise pas à des fins publicitaires. Pendant la durée du Contrat, le Cabinet et le Client final peuvent télécharger eux-mêmes dans la Plateforme, par Administration et par période choisie, un export de leurs factures sous la forme d'un fichier ZIP contenant les factures électroniques structurées au format UBL (XML), les versions PDF et les pièces jointes, accompagné d'un fichier récapitulatif. Le Fournisseur met d'autres exports des Données à disposition sur demande.

2.6.4 Après la fin du Contrat, le Fournisseur conserve encore les Données pendant 24 mois, afin que le Cabinet ou le Client final puisse réactiver le service sans perte de données, puisse obtenir un export sur demande et que les Données restent disponibles en cas de litige éventuel. Dans ce délai, le Fournisseur remet au Cabinet ou au Client final, sur demande, un export de leurs Données, notamment les factures au format UBL ; ensuite, le Fournisseur supprime les Données. Les copies figurant dans les sauvegardes disparaissent dans le délai de rotation ordinaire de ces sauvegardes. Par dérogation à ce qui précède, le Fournisseur conserve les preuves d'acceptation des présentes conditions et du mandat visé au Chapitre 3, ainsi que les enregistrements d'audit juridiques, jusqu'à 10 ans après la fin du Contrat, ou plus longtemps tant qu'un litige est pendant. L'obligation légale de conservation des pièces comptables et de TVA incombe au Cabinet et au Client final eux-mêmes ; ils exportent à temps les pièces dont ils ont besoin à cet effet.

2.7 Services

Le Fournisseur fournit les Services au mieux de ses possibilités et peut les modifier ou les améliorer à tout moment, pour autant que la fonctionnalité essentielle de la Plateforme soit maintenue. Le Fournisseur ne supprime une fonctionnalité utilisée par le Cabinet que pour l'un des motifs suivants : une modification de la législation ou de la réglementation ou une décision d'une autorité publique, la sécurité, une nécessité technique, ou la disparition ou la modification d'un service d'un tiers dont dépend la Plateforme. Le Fournisseur notifie une telle suppression par e-mail à l'adresse e-mail du Cabinet connue dans la Plateforme, au moins 2 mois avant la disparition de la fonctionnalité. Si la fonctionnalité doit disparaître plus rapidement pour des raisons de sécurité urgentes ou en raison de la disparition d'un service d'un tiers, le Fournisseur le notifie dans les meilleurs délais. Dans les deux cas, le Cabinet peut résilier le Contrat sans frais, quels que soient les délais de préavis de l'article 2.5, avant la disparition de la fonctionnalité ou, en cas de suppression urgente, dans les 30 jours suivant la notification. Pour les autres modifications et améliorations, aucune annonce n'est nécessaire. Les questions relatives aux Services peuvent être adressées à privacy@invenza.be.

2.8 Services et intégrations de tiers

2.8.1 Le Fournisseur est partenaire de Maventa, un service de Visma, pour la facturation électronique via le réseau Peppol, et est la seule partie qui conclut à cet effet un contrat avec Maventa. Le Cabinet et le Client final n'ont pas de contrat direct avec Maventa et ne peuvent pas revendre le service.

2.8.2 Le Cabinet accepte pour lui-même les conditions d'utilisation de Maventa en acceptant les présentes conditions. Aucune étape distincte dans la Plateforme n'est nécessaire à cet effet. En outre, le Client final accepte lui-même les conditions d'utilisation de Maventa, dans la Plateforme, avant que Peppol ne soit activé pour son Administration. Le Cabinet veille à ce que son Client final le fasse, en règle générale en invitant une personne de contact du Client final à activer un nouveau compte sur la Plateforme. Sans l'acceptation du Client final, Peppol ne peut pas être activé pour cette Administration.

2.8.3 Le Fournisseur et/ou Maventa peuvent demander, avant ou pendant l'activation, des données d'identification et des données d'entreprise, notamment des données de la Banque-Carrefour des Entreprises et des données de représentants. Le Cabinet fournit des données correctes et complètes et les tient à jour.

2.8.4 Si le Client final utilisait déjà la facturation électronique via Peppol par l'intermédiaire d'un autre prestataire, y compris un autre partenaire de Maventa, le Cabinet veille à ce que ce prestataire précédent ait mis fin au service avant que l'activation via le Fournisseur n'ait lieu.

2.8.5 Les adresses Peppol et les données de registre sont utilisées exclusivement pour envoyer et recevoir des factures électroniques pour cette Administration. Elles ne sont pas transmises à des tiers, et les données des destinataires sont conservées de manière à ce qu'aucun tiers n'y ait accès. Aucun document n'est envoyé à un destinataire qui n'y a pas consenti.

2.8.6 Le Cabinet et le Client final restent eux-mêmes responsables de la tenue de leur propre comptabilité et font eux-mêmes, pendant la durée de la relation, des copies des documents échangés via Peppol. Cette obligation est indépendante du délai de 24 mois après la fin du Contrat visé à l'article 2.6.4 ; le Fournisseur ne conserve pas ces documents à leur place pendant leur durée légale de conservation.

2.8.7 Maventa n'est pas responsable envers le Cabinet ou le Client final des dommages directs ou indirects. Les plaintes relatives au service Peppol sont adressées exclusivement au Fournisseur, dans les limites de l'article 2.13.

2.8.8 Le Fournisseur peut refuser, suspendre ou faire cesser l'activation de Peppol pour une Administration en cas de soupçon de fraude, de spam ou d'un autre comportement pénalement répréhensible, ou lorsque Maventa exclut l'Administration de son réseau pour ce motif.

2.8.9 Pour les données à caractère personnel figurant dans des documents échangés via Maventa, le Cabinet, respectivement le Client final, est responsable du traitement, le Fournisseur est sous-traitant et Maventa est sous-traitant ultérieur. La liste des sous-traitants ultérieurs de Maventa est disponible à l'adresse https://www.visma.com/trust-centre/product-search/.

2.8.10 Le Fournisseur recourt en outre à d'autres services de tiers, tels que l'export vers les logiciels de comptabilité d'Adsolut et de Yuki, la consultation de la Banque-Carrefour des Entreprises, l'hébergement sur Microsoft Azure, et Azure OpenAI pour les fonctionnalités d'IA. Pour la partie fournie par ce tiers, les conditions de ce tiers s'appliquent ; le Fournisseur n'en garantit pas la disponibilité.

2.8.11 Le Fournisseur ne garantit pas qu'un document envoyé via le réseau Peppol soit également remis, ni dans quel délai cela se fait. Le Fournisseur ne garantit pas davantage que chaque document adressé à une Administration via le réseau Peppol parvienne à la Plateforme. Maventa, un autre prestataire intermédiaire ou le destinataire peut refuser un document, notamment en raison de données incomplètes, d'un vice de forme, d'exigences spécifiques d'un prestataire intermédiaire ou d'un soupçon d'abus. Le Cabinet contrôle dans la Plateforme le statut d'envoi de chaque document envoyé et transmet lui-même au destinataire, par une autre voie, un document refusé ou non remis. La responsabilité du Fournisseur à cet égard est limitée conformément à l'article 2.13.4.

2.9 Traitement de données à caractère personnel (accord de traitement des données)

2.9.1 Dans la mesure où, dans l'exécution du Contrat, le Fournisseur traite des données à caractère personnel en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données, les dispositions de l'accord de traitement des données s'appliquent. L'accord de traitement des données fait partie du Contrat et règle notamment les rôles du Cabinet et du Client final, les instructions, les sous-traitants ultérieurs, la notification des violations, les audits ainsi que la restitution et la suppression des données à caractère personnel.

2.9.2 Le Cabinet et chaque Client final acceptent chacun eux-mêmes l'accord de traitement des données dans la Plateforme, comme prévu à l'article 1.4 de l'accord de traitement des données. Pour les Données d'un Client final qui n'a pas encore accepté lui-même l'accord de traitement des données, ou qui n'a pas d'Utilisateur, le Cabinet l'accepte en outre au nom de ce Client final, sur la base du mandat que le Cabinet garantit à l'article 2.2.2.

2.10 Utilisation

Le Cabinet utilise la Plateforme uniquement aux fins pour lesquelles elle est destinée et veille à ce que les Clients finaux et leurs Utilisateurs qui utilisent la Plateforme par l'intermédiaire du Cabinet respectent les présentes conditions. Le Cabinet informe ses Clients finaux et leurs Utilisateurs de la déclaration de confidentialité du Fournisseur visée à l'article 1.6.

2.11 Propriété intellectuelle et garantie

2.11.1 Le Cabinet garantit le Fournisseur contre les réclamations de tiers qui découlent de Données que le Cabinet ou un Client final a placées sur la Plateforme et qui portent atteinte aux droits de ces tiers.

2.11.2 En cas de manquement du Cabinet, d'un Client final ou de leurs Utilisateurs aux présentes conditions, tel que la fraude, l'envoi de spam ou l'envoi de contenus illicites via la Plateforme, le Cabinet garantit le Fournisseur contre toutes les réclamations de tiers, dont Maventa, qui en découlent et lui rembourse tous les frais, amendes et dommages qui en résultent. Cela comprend aussi les frais et dommages qui résultent pour le Fournisseur d'une suspension par Maventa ou de la résiliation du contrat entre le Fournisseur et Maventa, lorsque cette suspension ou cette résiliation est la conséquence d'un tel manquement.

2.12 Suspension

Le Fournisseur peut suspendre l'accès à la Plateforme en cas de manquement du Cabinet, après une notification écrite et un délai de 15 jours pour remédier au manquement, sauf si la situation exige une intervention urgente. Le fait qu'un Client final ne paie pas une facture du Fournisseur ne constitue pas un manquement du Cabinet, tant que le Cabinet paie le montant après que le Fournisseur le lui a facturé conformément à l'article 2.4.6.

2.13 Responsabilité

2.13.1 La responsabilité du Fournisseur pour les dommages découlant du Contrat est limitée au montant des rémunérations que le Cabinet a payées au Fournisseur au cours des 12 mois précédant le fait dommageable. Cette limitation et celle de l'article 2.13.4 s'appliquent aussi aux réclamations d'un Client final liées à l'obligation de paiement de l'article 2.4.4, et les réclamations du Cabinet et de ses Clients finaux restent ensemble dans les limites d'un seul et même montant. Pour le calcul de ce montant, les sommes que les Clients finaux du Cabinet ont payées au Fournisseur conformément à l'article 2.4.4 sont considérées comme des rémunérations que le Cabinet a payées au Fournisseur.

2.13.2 Le Fournisseur n'est pas responsable des dommages indirects. Le Fournisseur n'est pas non plus responsable des dommages causés par une indisponibilité de la Plateforme pendant une maintenance planifiée que le Fournisseur a annoncée au moins 24 heures à l'avance par e-mail ou dans la Plateforme, pour les 8 premières heures d'une telle maintenance par mois calendaire. Il en va de même d'une indisponibilité due à une défaillance chez un tiers ou sur un réseau sur lesquels le Fournisseur n'a aucun contrôle, tels que Maventa, le réseau Peppol ou Microsoft Azure, si le Fournisseur n'a pas lui-même causé cette défaillance et n'a raisonnablement pas pu la prévenir ou y remédier. Pour les dommages causés par une autre indisponibilité de la Plateforme, y compris une maintenance planifiée au-delà de ces 8 heures, la responsabilité du Fournisseur reste limitée conformément aux articles 2.13.1 et 2.13.4.

2.13.3 Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol ou de faute lourde du Fournisseur.

2.13.4 Par dérogation à l'article 2.13.1, la responsabilité du Fournisseur pour les dommages découlant de l'envoi ou de la réception de documents via le réseau Peppol est limitée au montant des rémunérations que le Cabinet a payées au Fournisseur au cours des 3 mois précédant le fait dommageable. Pour ces dommages, seule cette limitation s'applique ; elle ne s'ajoute pas à la limitation de l'article 2.13.1 et n'est pas cumulée avec celle-ci. Le total des indemnités dues par le Fournisseur sur la base de l'article 2.13.1 et du présent article n'excède jamais le montant fixé à l'article 2.13.1. Les articles 2.13.2 et 2.13.3 s'appliquent également à cette limitation.

2.13.5 Une action du Cabinet contre le Fournisseur en réparation de dommages tels que visés à l'article 2.13.4 est éteinte si le Cabinet ne la notifie pas par écrit au Fournisseur dans les 12 mois après que le Cabinet a eu connaissance, ou aurait raisonnablement dû avoir connaissance, du fondement de l'action. Cette déchéance ne s'applique pas en cas de dol ou de faute lourde du Fournisseur.

2.14 Exclusion d'autres garanties

Sauf dispositions expresses du Contrat, le Fournisseur offre la Plateforme sans autres garanties, ni expresses ni tacites.

2.15 Force majeure

Aucune des parties n'est responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure. Une défaillance chez un prestataire externe de services cloud ou de réseau dont dépend le Fournisseur ne constitue un cas de force majeure que si le Fournisseur n'a pas lui-même causé cette défaillance et n'a raisonnablement pas pu la prévenir ou y remédier. Si la situation de force majeure dure plus de 60 jours, chaque partie peut mettre fin au Contrat.

2.16 Autres dispositions

2.16.1 Le Cabinet ne peut pas céder le Contrat sans l'autorisation écrite préalable du Fournisseur. Le Fournisseur peut céder le Contrat sans l'autorisation du Cabinet à une entreprise sur laquelle le Fournisseur exerce un contrôle, ou à un repreneur de l'activité à laquelle le Contrat se rapporte. Le cessionnaire est alors subrogé dans tous les droits et obligations du Fournisseur découlant du Contrat. Le Fournisseur notifie une telle cession par e-mail à l'adresse e-mail du Cabinet connue dans la Plateforme, au moins 2 mois avant qu'elle ne prenne effet. Le Cabinet peut résilier le Contrat sans frais avant que la cession ne prenne effet, quels que soient les délais de préavis de l'article 2.5.

2.16.2 Les notifications au titre du Contrat peuvent aussi se faire par une notification dans la Plateforme.

2.16.3 Si une disposition du Contrat est invalide, les autres dispositions restent pleinement en vigueur.

2.16.4 Le fait pour une partie de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.

2.16.5 Le Fournisseur peut mentionner le nom du Cabinet à titre de référence, sauf si le Cabinet s'y oppose par écrit.

2.16.6 Si le Fournisseur met à disposition une traduction du Contrat, le texte néerlandais prévaut en cas de divergence entre le texte néerlandais et cette traduction.

2.17 Droit applicable et tribunal compétent

Le droit belge s'applique au Contrat. Les litiges relèvent de la compétence exclusive du tribunal de l'entreprise d'Anvers, division Hasselt.

Chapitre 3 — Mandat Peppol du Client final au Cabinet

3.1 Objet du mandat

Le Client final autorise son Cabinet à mettre en place et à gérer, au nom du Client final et au sein de son Administration, la facturation électronique via le réseau Peppol sur la Plateforme. Cette autorisation constitue le fondement de la garantie que le Cabinet donne au Fournisseur à l'article 2.2, et de l'utilisation des services de tiers décrits à l'article 2.8.

3.2 Étendue du mandat

3.2.1 Le mandat comprend l'enregistrement et l'activation d'une adresse Peppol pour l'Administration du Client final, l'envoi et la réception de factures électroniques via cette adresse, ainsi que sa désactivation.

3.2.2 Dans le cadre de ce mandat, le Cabinet fournit les données d'identification et d'entreprise nécessaires à l'activation, y compris des données de la Banque-Carrefour des Entreprises. Le Client final accepte lui-même les conditions d'utilisation de Maventa, comme prévu à l'article 2.8.2. Le mandat ne comprend pas cette acceptation.

3.2.3 Le Client final reste le responsable du traitement des données échangées via Peppol au sein de son Administration ; le Cabinet n'agit à cet égard que dans les limites du présent mandat.

3.3 Obligations et retrait

3.3.1 Le Client final veille à ce que les données fournies au Cabinet soient et restent exactes et complètes, et à ce qu'un éventuel prestataire précédent de facturation électronique ait mis fin au service avant que Peppol ne soit activé via la Plateforme, conformément à l'article 2.8.

3.3.2 Le Client final peut retirer ce mandat à tout moment par l'intermédiaire de son Cabinet. Un retrait vaut pour l'avenir : il met fin à l'utilisation ultérieure de Peppol pour l'Administration concernée, mais ne porte pas atteinte aux documents déjà échangés via Peppol ni à l'obligation légale de conservation du Client final.

3.3.3 Les questions relatives à ce mandat peuvent être adressées, par l'intermédiaire du Cabinet, au Fournisseur à l'adresse privacy@invenza.be.