Politique de confidentialité
Dernière mise à jour le 21 octobre 2026
Invenza est une application en ligne pour la facturation, les devis, les notes de crédit et les liaisons comptables. Dans cette politique de confidentialité, nous expliquons quelles données personnelles nous traitons, pourquoi, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Nous l'avons volontairement rédigée en langage courant.
1. Qui sommes-nous et comment nous contacter ?
Le responsable du traitement des données que nous gérons nous-mêmes (voir point 2) est :
Ali Eren
Entreprise individuelle (personne physique)
Hoekstraat 12, 3582 Beringen, Belgique
Numéro de TVA : BE 0742.764.434
Numéro d'entreprise : 0742.764.434
E-mail pour les questions de confidentialité : privacy@invenza.be
Vous avez une question sur vos données ou vous souhaitez exercer un droit ? Écrivez-nous à l'adresse ci-dessus. Nous répondons dans le délai légal d'un mois.
2. À qui s'applique cette politique ? Deux rôles
Invenza est utilisé par des cabinets comptables, leurs collaborateurs et les entreprises qu'ils accompagnent en tant que clients. Selon les données, notre rôle diffère :
- Nous sommes responsable du traitement pour les données de nos propres utilisateurs : votre compte, vos identifiants de connexion, votre utilisation de l'application et les données techniques qui en découlent. Pour ces données, nous décidons nous-mêmes pourquoi et comment nous les traitons. Il en va de même pour les données avec lesquelles nous facturons notre propre redevance aux cabinets comptables et, lorsque les conditions d'utilisation le permettent, directement à leurs clients finaux (voir point 4).
- Nous sommes sous-traitant pour tout ce que vous ou votre cabinet comptable saisissez ou faites importer dans l'application : vos clients et fournisseurs, factures, devis, notes de crédit, tickets de caisse, e-mails importés, documents téléchargés et le contenu de vos conversations avec l'assistant IA. Pour ces données, l'entreprise qui utilise Invenza (ou son cabinet comptable) est le responsable du traitement. Nous les traitons uniquement pour fournir le service, selon les instructions de cette entreprise et notre contrat de sous-traitance (en néerlandais).
Vous êtes client, fournisseur ou personne de contact d'une entreprise qui utilise Invenza (par exemple parce que vous avez reçu une facture ou un devis à signer) ? Cette entreprise est alors votre interlocuteur pour les questions de confidentialité. Nous l'assistons dans ce cadre.
3. Quelles données personnelles traitons-nous ?
Nous ne traitons que les données nécessaires au fonctionnement de l'application. Concrètement, il s'agit de :
- Données d'identification et de contact : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et fonction des utilisateurs et des personnes de contact.
- Données de connexion : votre mot de passe (uniquement sous forme chiffrée et non réversible), les caractéristiques de sécurité de votre compte et vos sessions de connexion.
- Données d'entreprise : numéro d'entreprise, numéro de TVA, adresses et coordonnées bancaires (IBAN et BIC) de votre entreprise et de vos clients et fournisseurs. Pour les entreprises individuelles, il s'agit aussi de données personnelles.
- Contenu des documents : factures, devis, notes de crédit, tickets de caisse et les lignes, montants, références de paiement et remarques qui y figurent.
- E-mails importés : si vous utilisez l'import par e-mail, nous traitons l'expéditeur, le destinataire, l'objet, le contenu et les pièces jointes des e-mails envoyés à votre adresse d'import.
- Documents téléchargés et texte reconnu : les PDF et photos que vous téléchargez ou importez, et le texte que notre reconnaissance de documents (OCR) en extrait.
- Signature électronique des devis : la signature tracée par le destinataire, le moment où le devis a été consulté, signé ou refusé, l'éventuel motif de refus et, lors de la signature, l'adresse IP et les données du navigateur (user agent) du signataire. Cette adresse IP et ces données du navigateur figurent également sur l'exemplaire signé du devis.
- Connexion et confirmations lors de l'activation du compte : lorsque vous acceptez, lors de l'activation de votre compte, les conditions d'utilisation ou le mandat de facturation électronique (Peppol), ou confirmez avoir pris connaissance de la politique de confidentialité, nous enregistrons la version que vous avez acceptée ou dont vous avez pris connaissance, l'horodatage et l'adresse IP depuis laquelle vous l'avez fait, à titre de preuve. Il en va de même lorsque vous acceptez, lors de la connexion, le contrat de sous-traitance au nom de votre entreprise ou de votre cabinet comptable.
- Assistant IA : les questions que vous posez, les réponses que vous recevez et, si vous utilisez la saisie vocale, le texte reconnu à partir de votre voix. Nous ne conservons pas l'enregistrement audio lui-même.
- Données techniques et d'utilisation : adresse IP, type de navigateur, pages visitées, langue choisie, identifiant de session, messages d'erreur et mesures de performance.
Données de la BCE : lorsque vous recherchez un numéro d'entreprise, nous obtenons le nom, l'adresse, la forme juridique, la situation juridique et l'assujettissement à la TVA de cette entreprise auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) via le service web KBO Public Search du SPF Economie. Pour une entreprise individuelle, il s'agit de données à caractère personnel. Nous utilisons ces données uniquement pour compléter les données d'entreprise et de clients, et jamais à des fins de marketing direct. Nous mentionnons la BCE comme source ainsi que la date des données.
Nous ne traitons pas de catégories particulières de données personnelles (comme des données de santé) et nous ne pratiquons ni profilage ni décision automatisée produisant des effets juridiques.
4. Pourquoi utilisons-nous vos données, sur quelle base et combien de temps les conservons-nous ?
| Finalité | Données | Base juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Créer votre compte, vous connecter et mettre l'application à votre disposition | Données d'identification, de contact et de connexion | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) | Tant que votre compte existe. Après sa clôture, nous supprimons ou anonymisons les données, sauf ce que nous devons conserver légalement. |
| Établir, envoyer, recevoir et suivre des factures, devis et notes de crédit (y compris via Peppol) | Données d'entreprise, contenu des documents, coordonnées des clients et fournisseurs | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) | Tant que l'entreprise utilise Invenza ; pendant cette période, elle peut exporter elle-même ses factures. Après la fin du contrat d'utilisation d'Invenza, nous conservons les données encore 24 mois, afin de permettre une réactivation du service et le traitement d'un éventuel litige, et fournissons un export sur demande ; nous les supprimons ensuite. Les copies dans les sauvegardes disparaissent dans le délai de rotation normal de ces sauvegardes. L'obligation légale de conservation des pièces comptables et TVA en Belgique (actuellement 7 à 10 ans) incombe à l'entreprise et à son cabinet comptable ; ils exportent en temps utile les pièces dont ils ont besoin à cette fin. |
| Import par e-mail : reconnaître automatiquement les documents contenus dans des e-mails | E-mails importés et pièces jointes | Exécution du contrat | L'e-mail brut et ses pièces jointes sont supprimés automatiquement 90 jours après leur traitement. Le document reconnu reste attaché à la facture ou au ticket de caisse pour lequel il a été utilisé. |
| Signature électronique des devis | Signature, horodatages, motif de refus, adresse IP et données du navigateur du signataire | Exécution du contrat (pour le compte de l'entreprise qui envoie le devis) | Tant que le devis est conservé. |
| Enregistrer et prouver, lors de l'activation du compte ou de la connexion, votre acceptation des conditions, du contrat de sous-traitance ou du mandat et votre prise de connaissance de la politique de confidentialité | Version et horodatage de l'acceptation ou de la prise de connaissance, identification du cabinet comptable (pour le mandat Peppol) et adresse IP | Intérêt légitime à pouvoir prouver quelles conditions et quel mandat ont été acceptés et que vous avez pris connaissance de la politique de confidentialité (art. 6.1.f RGPD) | Conservé comme preuve pendant la durée de la relation et le délai de prescription légal ; n'est pas supprimé par la purge automatique ni par une demande d'effacement. Nous refusons l'effacement de ces données car elles sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice (art. 17.3.e RGPD). |
| Assistant IA : répondre à vos questions sur vos factures, clients et chiffres | Contenu des conversations, transcriptions vocales | Exécution du contrat | Jusqu'à ce que vous supprimiez la conversation ou que votre compte soit clôturé. |
| Envoyer des e-mails : invitations, réinitialisation de mot de passe, factures, rappels | Coordonnées, contenu des documents | Exécution du contrat | Les données d'envoi sont conservées tant que la facture ou le devis correspondant est conservé. |
| Sécurité, détection des erreurs et amélioration de l'application | Données techniques et d'utilisation, messages d'erreur | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : un service sûr et fonctionnel | Données de monitoring (Application Insights) : 90 jours. Autres journaux techniques : journaux de visites de page 90 jours ; journaux d'événements et d'erreurs 180 jours. Les journaux d'appels de service sont conservés au maximum 180 jours puis supprimés automatiquement ; le champ d'opération peut contenir des données de requête opérationnelles (par ex. le numéro d'entreprise lors d'une consultation KBO ou Peppol) et n'est pas effacé séparément sur demande. |
| Facturer et percevoir notre propre redevance : au cabinet comptable et, lorsque les conditions d'utilisation le permettent, directement au client final dont l'administration est concernée par cette redevance | Données publiques d'entreprise issues de la Banque-Carrefour des Entreprises (nom, adresse, numéro d'entreprise), l'adresse e-mail d'un utilisateur du cabinet ou du client final, les preuves d'acceptation des conditions et de l'obligation de paiement, les données d'utilisation de l'application par administration, ainsi que nos factures, paiements et rappels. Jamais le contenu de vos factures, devis ou autres documents. | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) avec le cabinet comptable ou avec le client final qui a accepté l'obligation de paiement lors de l'activation d'un compte, obligation légale (art. 6.1.c RGPD) pour notre comptabilité et la TVA, et intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) à pouvoir envoyer et percevoir nos factures | Nous conservons nos factures et les pièces qui les justifient aussi longtemps que la législation comptable et TVA belge l'exige (actuellement 7 à 10 ans). Tant que cette obligation légale de conservation court, elles ne sont pas supprimées par la purge automatique ni par une demande d'effacement (art. 17.3.b RGPD). |
| Respecter nos obligations légales et gérer les litiges | Toutes les données pertinentes | Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) et intérêt légitime | Tant que l'obligation légale ou le délai de prescription court. Les éléments de preuve juridique (signature de devis, effacement) sont conservés jusqu'à 10 ans après la fin du contrat, ou plus longtemps tant qu'un litige est pendant, et ne sont pas supprimés par la purge automatique ni par une demande d'effacement. |
Nous ne demandons votre consentement que lorsque la loi l'exige. Ce n'est pas le cas pour l'application actuelle : nous ne plaçons pas de cookies marketing et n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires.
5. Qui reçoit vos données ? Nos sous-traitants ultérieurs
Nous ne vendons jamais vos données. Nous ne les partageons qu'avec les prestataires dont nous avons besoin pour faire fonctionner Invenza. Le tableau ci-dessous indique quel prestataire reçoit quoi et où cela se passe.
La liste à jour de nos sous-traitants ultérieurs, avec l'entité juridique, le mécanisme de transfert et un historique des modifications, figure sur notre page des sous-traitants ultérieurs.
| Prestataire | Pour quoi | Localisation | Quelles données |
|---|---|---|---|
| Microsoft Azure (App Service, SQL Database, Blob Storage) | Hébergement, base de données et stockage de documents | Belgium Central (Belgique, UE) | Toutes les données de l'application |
| Notre propre service de connexion (Duende IdentityServer) | Connexion et gestion des comptes | Même hébergement Azure en Belgique | Données de compte, nom, adresse e-mail, rôles |
| Microsoft Azure OpenAI | Assistant IA et compréhension de documents | Région UE | Contenu des conversations, texte des documents, noms de clients figurant dans votre question |
| Microsoft Azure AI Document Intelligence | Reconnaissance de texte (OCR) des factures et tickets de caisse téléchargés | Région UE | Documents téléchargés |
| Microsoft Azure AI Speech | Saisie vocale pour l'assistant IA | Région UE | Voix, convertie en texte |
| Microsoft Application Insights | Monitoring des erreurs et des performances | Germany West Central (Allemagne, UE) | Adresse IP, identifiant et rôle des utilisateurs connectés, pages visitées, messages d'erreur |
| Maventa (un service de Visma) — point d'accès Peppol | Facturation électronique via le réseau Peppol | UE | Contenu des factures et identification de l'expéditeur et du destinataire |
| Mailgun | Réception des e-mails pour l'import par e-mail | Région UE | E-mails et pièces jointes envoyés à votre adresse d'import |
| Combell NV — envoi des e-mails sortants | Envoi des invitations, réinitialisations de mot de passe, factures et rappels | Belgique (UE) | Adresse e-mail du destinataire et contenu de l'e-mail |
| Hetzner Online GmbH | Stockage des fichiers d'export comptable sur un serveur SFTP jusqu'à ce que le logiciel comptable les récupère | Allemagne (UE) | Contenu des fichiers d'export : factures en PDF et en fichier structuré |
Les liaisons comptables (Adsolut et Yuki) ne figurent pas dans ce tableau. Il s'agit de liaisons optionnelles que votre cabinet comptable active lui-même. Les données sont alors envoyées vers le propre compte ou la propre administration du cabinet chez ce fournisseur de logiciel comptable, dans le cadre du contrat propre du cabinet avec ce fournisseur (pour Adsolut, le cabinet choisit en outre lui-même le serveur de destination : un serveur qu'il gère lui-même ou le serveur SFTP que nous louons chez Hetzner, voir le tableau ci-dessus). Pour ces données, le cabinet agit en tant que destinataire distinct et responsable du traitement, et non en tant que notre sous-traitant. Il s'agit des factures en PDF et en fichier structuré (Adsolut) et des données de facturation et documents (Yuki). Pour toute question sur ce traitement, adressez-vous à votre cabinet comptable.
Le service web KBO Public Search du SPF Economie ne figure pas non plus dans ce tableau. Il s'agit d'une source de données et non d'un sous-traitant : lorsque vous recherchez une entreprise, nous transmettons uniquement le numéro d'entreprise et recevons en retour des données du registre public de la Banque-Carrefour des Entreprises. Ce service ne traite pas de données pour notre compte et se situe en Belgique (UE).
Maventa (un service de Visma) fait appel à ses propres prestataires pour le service Peppol. Selon la liste des sous-traitants publiée par Visma (https://www.visma.com/trust-centre/product-search/, consultée le 22 septembre 2026), les prestataires de Maventa se trouvent actuellement tous au sein de l'EEE.
Par ailleurs, au chargement de l'application, votre navigateur demande directement quelques fichiers à des services externes : des scripts de réseaux de diffusion de contenu de Microsoft et Cloudflare et, pour afficher vos initiales, une image d'un service d'avatar (ui-avatars.com), votre nom d'affichage étant inclus dans la requête. Ces services voient à cette occasion votre adresse IP et, pour l'avatar, votre nom. La politique de confidentialité de ces services s'applique à ces requêtes.
Si la loi nous y oblige, nous pouvons également partager des données avec les autorités, les tribunaux ou nos conseillers juridiques.
6. Transferts en dehors de l'Espace économique européen
Notre stockage principal (base de données, documents, service de connexion) se trouve en Belgique. Notre monitoring se trouve en Allemagne et nos services d'IA tournent dans des régions UE de Microsoft. Vos données restent donc en principe dans l'EEE.
Tous les sous-traitants ultérieurs du tableau du point 5 traitent vos données au sein de l'EEE. Si un prestataire devait un jour traiter des données en dehors de l'EEE, les règles du chapitre V du RGPD s'appliqueraient : un tel transfert n'est autorisé que sur la base d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ou moyennant des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, et nous l'indiquerons dans la présente politique. Pour les liaisons comptables (voir point 5), les données sont envoyées vers le propre compte de votre cabinet comptable chez son fournisseur de logiciel comptable, dans le cadre du contrat propre du cabinet avec ce fournisseur. Si vous souhaitez savoir ce qui s'applique à un prestataire donné, demandez-le-nous via l'adresse de contact du point 1.
Les services externes que votre navigateur contacte directement (voir point 5) ne sont pas concernés ; la politique de confidentialité de ces services s'y applique.
Pour Maventa (voir point 5), il n'y a actuellement aucun transfert en dehors de l'EEE : selon la liste des sous-traitants publiée par Visma (https://www.visma.com/trust-centre/product-search/, consultée le 22 septembre 2026), les prestataires de Maventa se trouvent tous au sein de l'EEE.
7. Comment protégeons-nous vos données ?
- Tout le trafic entre votre navigateur et Invenza passe par HTTPS (TLS). Les requêtes sur une connexion non chiffrée sont automatiquement redirigées vers la connexion sécurisée.
- La base de données et le stockage de documents sont chiffrés au repos sur l'infrastructure de Microsoft Azure.
- La connexion passe par un service de connexion distinct et sécurisé (OpenID Connect). Nous ne conservons les mots de passe que sous forme de hachage non réversible.
- L'accès aux données est limité par rôle (client, comptable, administrateur) et par entreprise : un utilisateur ne voit que les entreprises auxquelles il a accès.
- Les clés secrètes et les mots de passe des liaisons sont conservés dans un coffre-fort sécurisé, pas dans le code.
- L'application utilise des en-têtes de sécurité dans le navigateur et fait régulièrement l'objet de contrôles de sécurité.
Aucun système n'est totalement sans risque. Si vous constatez un problème de sécurité, signalez-le-nous conformément à notre politique de divulgation des vulnérabilités (disponible en néerlandais et en anglais).
8. Vos droits
Pour les données dont nous sommes responsable du traitement, vous avez le droit :
- d'accéder aux données que nous traitons à votre sujet ;
- de faire rectifier des données inexactes ;
- de faire effacer vos données, sauf si nous devons les conserver légalement ;
- de faire limiter le traitement ;
- de recevoir vos données dans un format courant (portabilité) ;
- de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime.
Envoyez votre demande à privacy@invenza.be. Pour éviter tout abus, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Si votre demande concerne des données qu'une entreprise a saisies à votre sujet dans Invenza, nous la transmettons à cette entreprise ou nous vous renvoyons vers elle, car elle en est le responsable du traitement.
Pour les données que nous avons obtenues de la BCE, vous pouvez exercer auprès de nous votre droit d'accès, votre droit de rectification et votre droit d'opposition via privacy@invenza.be. Si une donnée est incorrecte dans la BCE elle-même, elle doit être corrigée dans la BCE via un guichet d'entreprises ou le SPF Economie. Nous adaptons notre copie dans un délai d'un mois après votre signalement.
Vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données ? Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle belge :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
contact@apd-gba.be
10. Modifications de cette politique
Nous adaptons cette politique lorsque notre service, nos prestataires ou la législation changent. La date de la dernière modification figure en haut de cette page. En cas de modification importante, nous en informons nos utilisateurs via l'application ou par e-mail.