Privacybeleid
Laatst bijgewerkt op 21 oktober 2026
Invenza is een online toepassing voor facturatie, offertes, creditnota's en boekhoudkoppelingen. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoelang we ze bewaren en welke rechten u hebt. We schrijven het bewust in gewone taal.
1. Wie zijn wij en hoe bereikt u ons?
De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij zelf beheren (zie punt 2) is:
Ali Eren
Eenmanszaak (natuurlijke persoon)
Hoekstraat 12, 3582 Beringen, België
Btw-nummer: BE 0742.764.434
Ondernemingsnummer: 0742.764.434
E-mail voor privacyvragen: privacy@invenza.be
Hebt u een vraag over uw gegevens of wilt u een recht uitoefenen? Mail ons dan op het bovenstaande adres. We antwoorden binnen de wettelijke termijn van één maand.
2. Op wie is dit beleid van toepassing? Twee rollen
Invenza wordt gebruikt door boekhoudkantoren, hun medewerkers en de ondernemingen die zij als klant begeleiden. Afhankelijk van de gegevens hebben wij een verschillende rol:
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen gebruikers: uw account, uw aanmeldgegevens, uw gebruik van de toepassing en de technische gegevens die daarbij ontstaan. Voor die gegevens beslissen wij zelf waarom en hoe we ze verwerken. Hetzelfde geldt voor de gegevens waarmee we onze eigen vergoeding factureren aan boekhoudkantoren en, waar de gebruiksvoorwaarden dat toelaten, rechtstreeks aan hun eindklanten (zie punt 4).
- Wij zijn verwerker voor alles wat u of uw boekhoudkantoor in de toepassing invoert of laat importeren: uw klanten en leveranciers, facturen, offertes, creditnota's, kastickets, geïmporteerde e-mails, opgeladen documenten en de inhoud van uw gesprekken met de AI-assistent. Voor die gegevens is de onderneming die Invenza gebruikt (of haar boekhoudkantoor) de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken ze uitsluitend om de dienst te leveren, volgens de instructies van die onderneming en onze verwerkersovereenkomst.
Bent u een klant, leverancier of contactpersoon van een onderneming die Invenza gebruikt (bijvoorbeeld omdat u een factuur of een offerte ter ondertekening ontving)? Dan is die onderneming uw aanspreekpunt voor privacyvragen. Wij helpen haar daarbij.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
We verwerken enkel gegevens die nodig zijn om de toepassing te laten werken. Concreet gaat het om:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie van gebruikers en contactpersonen.
- Aanmeldgegevens: uw wachtwoord (uitsluitend in versleutelde, niet-omkeerbare vorm), beveiligingskenmerken van uw account en aanmeldsessies.
- Bedrijfsgegevens: ondernemingsnummer, btw-nummer, adressen en bankgegevens (IBAN en BIC) van uw onderneming en van uw klanten en leveranciers. Voor eenmanszaken zijn dit ook persoonsgegevens.
- Documentinhoud: facturen, offertes, creditnota's, kastickets en de lijnen, bedragen, betalingsreferenties en opmerkingen die erop staan.
- Geïmporteerde e-mails: als u de e-mailimport gebruikt, verwerken we de afzender, ontvanger, het onderwerp, de inhoud en de bijlagen van e-mails die naar uw importadres worden gestuurd.
- Opgeladen documenten en de herkende tekst: pdf's en foto's die u oplaadt of importeert, en de tekst die onze documentherkenning (OCR) daaruit haalt.
- Elektronische handtekening van offertes: de handtekening die de ontvanger tekent, het tijdstip waarop de offerte werd bekeken, ondertekend of geweigerd, een eventuele reden van weigering en, bij ondertekening, het IP-adres en de browsergegevens (user agent) van de ondertekenaar. Dat IP-adres en die browsergegevens worden ook vermeld op het ondertekende exemplaar van de offerte.
- Aanmelden en bevestigingen bij accountactivering: wanneer u bij het activeren van uw account de gebruiksvoorwaarden of het mandaat voor elektronische facturatie (Peppol) aanvaardt, of verklaart kennis te hebben genomen van het privacybeleid, registreren we welke versie u aanvaardde of waarvan u kennisnam, het tijdstip en het IP-adres waarmee u dat deed, als bewijs. Hetzelfde geldt wanneer u bij het aanmelden de verwerkersovereenkomst aanvaardt namens uw bedrijf of uw boekhoudkantoor.
- AI-assistent: de vragen die u stelt, de antwoorden die u krijgt en, als u spraakinvoer gebruikt, de tekst die uit uw spraak wordt herkend. Het geluid zelf bewaren we niet.
- Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, gekozen taal, sessie-identificatie, foutmeldingen en prestatiemetingen.
Gegevens uit de KBO: wanneer u een ondernemingsnummer opzoekt, halen we de naam, het adres, de rechtsvorm, de rechtstoestand en de btw-plicht van die onderneming op uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) via de webservice KBO Public Search van de FOD Economie. Bij een eenmanszaak zijn dit persoonsgegevens. We gebruiken deze gegevens enkel om bedrijfs- en klantgegevens in te vullen en nooit voor direct marketing. Bij die gegevens vermelden we de KBO als bron en de datum van de gegevens.
We verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) en we doen geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen.
4. Waarvoor gebruiken we uw gegevens, op welke grondslag en hoelang bewaren we ze?
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Uw account aanmaken, u aanmelden en de toepassing ter beschikking stellen | Identificatie-, contact- en aanmeldgegevens | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) | Zolang uw account bestaat. Na afsluiting verwijderen of anonimiseren we de gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren. |
| Facturen, offertes en creditnota's opmaken, versturen, ontvangen en opvolgen (ook via Peppol) | Bedrijfsgegevens, documentinhoud, contactgegevens van klanten en leveranciers | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) | Zolang de onderneming Invenza gebruikt; in die periode kan ze haar facturen zelf exporteren. Na het einde van de overeenkomst voor het gebruik van Invenza bewaren we de gegevens nog 24 maanden, zodat de dienst opnieuw kan worden geactiveerd en een eventueel geschil kan worden afgehandeld, en bezorgen we op verzoek een export; daarna verwijderen we ze. Kopieën in back-ups verdwijnen binnen de gewone rotatietermijn van die back-ups. De wettelijke bewaarplicht voor boekhoudkundige en btw-stukken in België (momenteel 7 tot 10 jaar) rust op de onderneming en haar boekhoudkantoor; zij exporteren tijdig de stukken die ze daarvoor nodig hebben. |
| E-mailimport: documenten uit e-mails automatisch herkennen | Geïmporteerde e-mails en bijlagen | Uitvoering van de overeenkomst | De ruwe e-mail en haar bijlagen worden 90 dagen na verwerking automatisch verwijderd. Het herkende document blijft bij de factuur of het kasticket waarvoor het werd gebruikt. |
| Elektronische ondertekening van offertes | Handtekening, tijdstippen, reden van weigering, IP-adres en browsergegevens van de ondertekenaar | Uitvoering van de overeenkomst (in opdracht van de onderneming die de offerte verstuurt) | Zolang de offerte bewaard wordt. |
| Bij accountactivering of bij het aanmelden registreren en bewijzen dat u de voorwaarden, de verwerkersovereenkomst of het mandaat aanvaardde en kennisnam van het privacybeleid | Versie en tijdstip van aanvaarding of kennisname, boekhoudkantoor-identificatie (bij het Peppol-mandaat) en IP-adres | Gerechtvaardigd belang om te kunnen bewijzen welke voorwaarden en welk mandaat werden aanvaard en dat u kennisnam van het privacybeleid (art. 6.1.f AVG) | Bewaard als bewijs gedurende de duur van de relatie en de wettelijke verjaringstermijn; wordt niet verwijderd door de automatische opschoning of een wisverzoek. We weigeren de wissing van deze gegevens omdat ze nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 17.3.e AVG). |
| AI-assistent: vragen beantwoorden over uw facturen, klanten en cijfers | Gespreksinhoud, spraaktranscripties | Uitvoering van de overeenkomst | Tot u het gesprek verwijdert of tot uw account wordt afgesloten. |
| E-mails sturen: uitnodigingen, wachtwoordherstel, facturen, herinneringen | Contactgegevens, documentinhoud | Uitvoering van de overeenkomst | Verzendgegevens bewaren we zolang de bijbehorende factuur of offerte bewaard wordt. |
| Beveiliging, foutopsporing en verbetering van de toepassing | Technische en gebruiksgegevens, foutmeldingen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): een veilige en werkende dienst | Monitoringgegevens (Application Insights): 90 dagen. Overige technische logboeken: paginabezoeken 90 dagen; gebeurtenis- en foutlogboeken 180 dagen. Service-call-logboeken worden maximaal 180 dagen bewaard en nadien automatisch verwijderd; het operatieveld kan operationele verzoekgegevens bevatten (bv. het ondernemingsnummer bij een KBO- of Peppol-opzoeking) en wordt niet apart op verzoek gewist. |
| Onze eigen vergoeding factureren en innen: aan het boekhoudkantoor en, waar de gebruiksvoorwaarden dat toelaten, rechtstreeks aan de eindklant voor wiens administratie de vergoeding geldt | Openbare bedrijfsgegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (naam, adres, ondernemingsnummer), het e-mailadres van een gebruiker van het kantoor of van de eindklant, de bewijzen van aanvaarding van de voorwaarden en van de betalingsverplichting, verbruiksgegevens van de toepassing per administratie, en onze facturen, betalingen en herinneringen. Nooit de inhoud van uw facturen, offertes of andere documenten. | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) met het boekhoudkantoor of met de eindklant die bij de activering van een account de betalingsverplichting aanvaardde, wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) voor onze boekhouding en btw, en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) om onze facturen te kunnen versturen en innen | Onze facturen en de stukken die ze onderbouwen bewaren we zolang de Belgische boekhoud- en btw-wetgeving dat voorschrijft (momenteel 7 tot 10 jaar). Zolang die wettelijke bewaarplicht loopt, worden ze niet verwijderd door de automatische opschoning of een wisverzoek (art. 17.3.b AVG). |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen en geschillen behandelen | Alle relevante gegevens | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) en gerechtvaardigd belang | Zolang de wettelijke verplichting of de verjaringstermijn loopt. Juridisch bewijsmateriaal (zoals offerte-ondertekeningen en wisverzoeken) bewaren we tot 10 jaar na het einde van de overeenkomst, of langer zolang een geschil hangende is, en wordt niet verwijderd door de automatische opschoning of een wisverzoek. |
We vragen alleen toestemming waar de wet dat vereist. Voor de huidige toepassing is dat niet het geval: we plaatsen geen marketingcookies en gebruiken uw gegevens niet voor reclame.
5. Wie ontvangt uw gegevens? Onze subverwerkers
We verkopen uw gegevens nooit. We delen ze enkel met de dienstverleners die we nodig hebben om Invenza te laten werken. In de tabel hieronder staat welke dienstverlener wat ontvangt en waar dat gebeurt.
De actuele lijst van onze subverwerkers, met de juridische entiteit, de doorgiftegrondslag en een overzicht van de wijzigingen, staat op onze pagina met subverwerkers.
| Dienstverlener | Waarvoor | Locatie | Welke gegevens |
|---|---|---|---|
| Microsoft Azure (App Service, SQL Database, Blob Storage) | Hosting, database en documentopslag | Belgium Central (België, EU) | Alle toepassingsgegevens |
| Onze eigen aanmelddienst (Duende IdentityServer) | Aanmelden en accountbeheer | Dezelfde Azure-hosting in België | Accountgegevens, naam, e-mailadres, rollen |
| Microsoft Azure OpenAI | AI-assistent en documentbegrip | EU-regio | Gespreksinhoud, documenttekst, namen van klanten die in uw vraag voorkomen |
| Microsoft Azure AI Document Intelligence | Tekstherkenning (OCR) van opgeladen facturen en kastickets | EU-regio | Opgeladen documenten |
| Microsoft Azure AI Speech | Spraakinvoer voor de AI-assistent | EU-regio | Spraak, omgezet naar tekst |
| Microsoft Application Insights | Monitoring van fouten en prestaties | Germany West Central (Duitsland, EU) | IP-adres, gebruikers-ID en rol van aangemelde gebruikers, bezochte pagina's, foutmeldingen |
| Maventa (een Visma-dienst) — Peppol-toegangspunt | Elektronische facturatie via het Peppol-netwerk | EU | Factuurinhoud en identificatie van verzender en ontvanger |
| Mailgun | Ontvangst van e-mails voor de e-mailimport | EU-regio | E-mails en bijlagen die naar uw importadres worden gestuurd |
| Combell NV — uitgaande e-mail | Verzenden van uitnodigingen, wachtwoordherstel, facturen en herinneringen | België (EU) | E-mailadres van de ontvanger en de inhoud van de e-mail |
| Hetzner Online GmbH | Opslag van boekhoudexportbestanden op een SFTP-server tot de boekhoudsoftware ze ophaalt | Duitsland (EU) | Inhoud van de exportbestanden: facturen als pdf en gestructureerd bestand |
De boekhoudkoppelingen (Adsolut en Yuki) staan niet in deze tabel. Het gaat om optionele koppelingen die uw boekhoudkantoor zelf inschakelt. De gegevens gaan dan naar het eigen account of de eigen administratie van het boekhoudkantoor bij die leverancier van boekhoudsoftware, onder de eigen overeenkomst van het kantoor met die leverancier (bij Adsolut kiest het kantoor bovendien zelf de bestemmingsserver: een server die het kantoor zelf beheert of de SFTP-server die we bij Hetzner huren, zie de tabel hierboven). Het boekhoudkantoor treedt voor die gegevens op als afzonderlijke ontvanger en verwerkingsverantwoordelijke, niet als onze subverwerker. Het gaat om facturen als pdf en gestructureerd bestand (Adsolut) en om factuurgegevens en documenten (Yuki). Met vragen over die verwerking kunt u terecht bij uw boekhoudkantoor.
Ook de webservice KBO Public Search van de FOD Economie staat niet in deze tabel. Die dienst is een gegevensbron, geen subverwerker: wanneer u een onderneming opzoekt, sturen we enkel het ondernemingsnummer door en ontvangen we gegevens uit het openbare register van de Kruispuntbank van Ondernemingen terug. De dienst verwerkt geen gegevens in onze opdracht en bevindt zich in België (EU).
Maventa (een Visma-dienst) maakt voor de Peppol-dienst gebruik van eigen dienstverleners. Volgens de door Visma gepubliceerde subverwerkerslijst (https://www.visma.com/trust-centre/product-search/, geraadpleegd op 22 september 2026) bevinden die dienstverleners van Maventa zich momenteel allemaal binnen de EER.
Daarnaast vraagt uw browser bij het laden van de toepassing enkele bestanden rechtstreeks op bij externe diensten: scripts van content delivery networks van Microsoft en Cloudflare en, om uw initialen te tonen, een afbeelding van een avatardienst (ui-avatars.com), waarbij uw weergavenaam in het verzoek zit. Die diensten zien daarbij uw IP-adres en, voor de avatar, uw naam. Op die verzoeken is het privacybeleid van die diensten van toepassing.
Als de wet ons daartoe verplicht, kunnen we gegevens ook delen met overheden, rechtbanken of onze juridische adviseurs.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Onze primaire opslag (database, documenten, aanmelddienst) staat in België. Onze monitoring staat in Duitsland en onze AI-diensten draaien in EU-regio's van Microsoft. Uw gegevens blijven dus in principe binnen de EER.
Alle subverwerkers in de tabel in punt 5 verwerken uw gegevens binnen de EER. Mocht een dienstverlener in de toekomst toch gegevens buiten de EER verwerken, dan gelden de regels van hoofdstuk V van de AVG: zo'n doorgifte is enkel toegelaten op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of met passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en vermelden we dat in dit beleid. Voor de boekhoudkoppelingen (zie punt 5) gaan de gegevens naar het eigen account van uw boekhoudkantoor bij zijn leverancier van boekhoudsoftware, onder de eigen overeenkomst van het kantoor met die leverancier. Wilt u weten wat voor een bepaalde dienstverlener geldt, vraag het ons dan via het contactadres in punt 1.
De externe diensten die uw browser rechtstreeks aanspreekt (zie punt 5) vallen hier niet onder; daarvoor geldt het privacybeleid van die diensten.
Voor Maventa (zie punt 5) geldt momenteel geen doorgifte buiten de EER: volgens de door Visma gepubliceerde subverwerkerslijst (https://www.visma.com/trust-centre/product-search/, geraadpleegd op 22 september 2026) bevinden de dienstverleners van Maventa zich allemaal binnen de EER.
7. Hoe beveiligen we uw gegevens?
- Alle verkeer tussen uw browser en Invenza verloopt via HTTPS (TLS). Verzoeken over een onversleutelde verbinding worden automatisch omgeleid naar de beveiligde verbinding.
- De database en de documentopslag zijn in rust versleuteld op de infrastructuur van Microsoft Azure.
- Aanmelden gebeurt via een aparte, beveiligde aanmelddienst (OpenID Connect). Wachtwoorden bewaren we enkel als niet-omkeerbare hash.
- Toegang tot gegevens is beperkt per rol (klant, boekhouder, beheerder) en per onderneming: een gebruiker ziet enkel de ondernemingen waartoe hij of zij toegang heeft.
- Geheime sleutels en wachtwoorden van koppelingen bewaren we in een beveiligde sleutelkluis, niet in de code.
- De toepassing gebruikt beveiligingskopteksten in de browser en wordt regelmatig onderworpen aan beveiligingscontroles.
Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Stelt u een beveiligingsprobleem vast, meld het ons dan volgens ons beleid voor het melden van kwetsbaarheden.
8. Uw rechten
Voor de gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, hebt u het recht om:
- inzage te krijgen in de gegevens die we over u verwerken;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- uw gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
- bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Stuur uw verzoek naar privacy@invenza.be. Om misbruik te vermijden kunnen we u vragen uw identiteit te bevestigen. Gaat uw verzoek over gegevens die een onderneming in Invenza over u heeft ingevoerd, dan sturen we het door naar die onderneming of verwijzen we u ernaar, omdat zij daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke is.
Voor gegevens die we uit de KBO hebben opgehaald, kunt u bij ons uw recht van inzage, uw recht op verbetering en uw recht van bezwaar uitoefenen via privacy@invenza.be. Is een gegeven in de KBO zelf onjuist, dan moet het in de KBO worden aangepast via een ondernemingsloket of de FOD Economie. Wij passen onze kopie binnen één maand na uw melding aan.
Bent u niet tevreden met de manier waarop we met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
10. Wijzigingen aan dit beleid
We passen dit beleid aan wanneer onze dienst, onze dienstverleners of de wetgeving veranderen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we onze gebruikers via de toepassing of per e-mail.