Verwerkersovereenkomst Invenza

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de Gebruiks- en Contractvoorwaarden Invenza (hierna "de voorwaarden") en regelt hoe de Aanbieder persoonsgegevens verwerkt in opdracht van zijn klanten.

1. Begrippen, partijen en rollen

1.1 Begrippen met een hoofdletter, zoals Aanbieder, Platform, Diensten, Gebruiker, Kantoor, Eindklant, Data, Administratie en Overeenkomst, hebben de betekenis die Hoofdstuk 0 van de voorwaarden eraan geeft. "AVG" is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679). Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis uit artikel 4 van de AVG.

1.2 Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de Overeenkomst, zoals bepaald in artikel 2.9 van de voorwaarden. Bij tegenstrijdigheid gaat ze voor de verwerking van persoonsgegevens voor op alle andere documenten van de Overeenkomst, zoals bepaald in artikel 0.9 van de voorwaarden.

1.3 De rollen bij de verwerking zijn als volgt verdeeld:

• Data van een Eindklant. Voor de persoonsgegevens in de Data van de Administratie van een Eindklant is de Eindklant verwerkingsverantwoordelijke. De Aanbieder verwerkt die persoonsgegevens als verwerker voor de Eindklant.
• Data van het Kantoor. Voor de persoonsgegevens in de Data van de Administratie die het Kantoor voor eigen rekening gebruikt, en voor de persoonsgegevens over zijn medewerkers die het Kantoor zelf als Data in het Platform invoert, is het Kantoor verwerkingsverantwoordelijke. De Aanbieder verwerkt die persoonsgegevens als verwerker voor het Kantoor.
• Eigen opdracht van het Kantoor. Het Kantoor stelt het Platform ter beschikking van zijn Eindklanten: het nodigt hen en hun Gebruikers uit, volgt hun Administratie op en kan Data exporteren naar zijn eigen boekhoudsoftware. Wat het Kantoor met de gegevens van een Eindklant doet voor zijn eigen boekhoudkundige opdracht voor die Eindklant, valt onder de eigen verantwoordelijkheid van het Kantoor als verwerkingsverantwoordelijke en niet onder deze verwerkersovereenkomst. Een export naar boekhoudsoftware van een derde partij gebeurt onder de eigen overeenkomst van het Kantoor met die derde partij, zoals bepaald in artikel 2.8.10 van de voorwaarden.
• Gegevens waarvoor de Aanbieder zelf verantwoordelijk is. Voor de account-, aanmeld- en gebruiksgegevens van de Gebruikers, voor de bewijzen van aanvaarding van de voorwaarden, van deze verwerkersovereenkomst en van het mandaat bedoeld in Hoofdstuk 3 van de voorwaarden, en voor de juridische auditregistraties is de Aanbieder zelf verwerkingsverantwoordelijke, zoals bepaald in artikel 1.6 van de voorwaarden en toegelicht in de privacyverklaring. Deze verwerkersovereenkomst is daarop niet van toepassing.

In deze verwerkersovereenkomst is "de Verantwoordelijke" telkens de Eindklant of het Kantoor, naargelang wie volgens dit artikel verwerkingsverantwoordelijke is voor de betrokken persoonsgegevens.

1.4 Het Kantoor en elke Eindklant aanvaarden deze verwerkersovereenkomst elk zelf, uitdrukkelijk en in het Platform: de Gebruikers van het Kantoor doen dat namens het Kantoor en de Gebruikers van een Eindklant namens die Eindklant. Het Platform vraagt elke Gebruiker van het Kantoor of van een Eindklant om die aanvaarding bij het aanmelden, zolang hij ze nog niet heeft gegeven. Een Gebruiker die de aanvaarding weigert, wordt afgemeld en kan zich pas opnieuw aanmelden nadat hij ze heeft gegeven. Als bewijs van elke aanvaarding registreert de Aanbieder de versie van deze verwerkersovereenkomst, het tijdstip, de Gebruiker, een ondernemingsnummer van de onderneming waarvoor de Gebruiker optreedt en het IP-adres waarmee de Gebruiker aanvaardde. Voor de Data van een Eindklant die deze verwerkersovereenkomst nog niet zelf heeft aanvaard, of die geen Gebruiker heeft, aanvaardt het Kantoor ze bovendien namens die Eindklant, op grond van het mandaat dat het Kantoor volgens artikel 2.2.2 van de voorwaarden waarborgt. Het Kantoor bezorgt elke Eindklant deze verwerkersovereenkomst of de link ernaar. De Eindklant kan zich rechtstreeks op deze verwerkersovereenkomst beroepen.

1.5 Ook wanneer de Eindklant deze verwerkersovereenkomst zelf aanvaardt, wordt hij geen Contractant en sluit hij met de Aanbieder geen Overeenkomst in de zin van Hoofdstuk 2 van de voorwaarden, zoals bepaald in artikel 0.6 van de voorwaarden: voor de Eindklant is deze verwerkersovereenkomst een afzonderlijke overeenkomst met de Aanbieder, die alleen de verwerking van de Data van die Eindklant regelt. Daarom verlopen de kennisgevingen van de Aanbieder onder deze verwerkersovereenkomst via het Kantoor, behalve waar deze verwerkersovereenkomst iets anders bepaalt. Het Kantoor geeft een kennisgeving die een Eindklant aanbelangt zonder onredelijke vertraging aan die Eindklant door. De Eindklant kan zich voor vragen, instructies en verzoeken onder deze verwerkersovereenkomst ook rechtstreeks tot de Aanbieder richten via privacy@invenza.be.

2. Voorwerp, aard, doel en duur van de verwerking

2.1 Voorwerp: de verwerking van de persoonsgegevens in de Data die nodig is om de Diensten te leveren, namelijk facturatie, offertes en de elektronische ondertekening ervan, creditnota's, bonnetjes en geïmporteerde documenten, klanten-, leveranciers- en artikelbeheer, de import van documenten per e-mail, het verzenden en ontvangen van elektronische facturen via het Peppol-netwerk, de export naar boekhoudsoftware van een derde partij op instructie van een Gebruiker, en de ondersteunende AI-functies voor zover die voor de Verantwoordelijke beschikbaar zijn.

2.2 Aard: het opslaan, ordenen, structureren, raadplegen, weergeven, doorzenden, exporteren en verwijderen van persoonsgegevens, telkens via het Platform en de subverwerkers bedoeld in artikel 7.

2.3 Doel: de Aanbieder verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend om de Diensten volgens de Overeenkomst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen. Hij gebruikt ze niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor reclame, zoals bepaald in artikel 2.6.3 van de voorwaarden.

2.4 Duur: de verwerking duurt zolang de Overeenkomst loopt, en daarna zolang de Aanbieder de Data bewaart volgens artikel 13.

3. Betrokkenen en categorieën van persoonsgegevens

3.1 De verwerking betreft de volgende categorieën van betrokkenen:

• klanten, leveranciers en andere handelspartners van de Verantwoordelijke, en hun contactpersonen;
• medewerkers en contactpersonen van het Kantoor en van de Eindklant, voor zover hun gegevens als Data in het Platform staan;
• afzenders en geadresseerden van e-mails die naar een importadres van het Platform worden gestuurd;
• ondertekenaars van offertes;
• andere personen die worden vermeld in documenten die de Verantwoordelijke in het Platform oplaadt of laat binnenkomen.

3.2 De verwerking betreft de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• ondernemingsnummers, btw-nummers en Peppol-identificatie;
• financiële gegevens die in facturen, creditnota's, offertes en bonnetjes staan, zoals bedragen, rekeningnummers en betaalgegevens;
• de inhoud van documenten, e-mails en bijlagen die de Verantwoordelijke in het Platform oplaadt of laat binnenkomen;
• gegevens over de ondertekening van een offerte, zoals naam, e-mailadres, tijdstippen, IP-adres en browsergegevens van de ondertekenaar;
• de inhoud van gesprekken met de AI-assistent.

3.3 Het Platform is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens of voor persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (artikelen 9 en 10 van de AVG). De Verantwoordelijke voert zulke gegevens niet in, tenzij ze onvermijdelijk in een factuur of een ander boekhoudkundig document staan.

4. Instructies

4.1 De Aanbieder verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Verantwoordelijke, ook wat betreft doorgiften naar een derde land of een internationale organisatie, tenzij een bepaling van Unierecht of lidstatelijk recht die op de Aanbieder van toepassing is, hem tot verwerking verplicht. In dat geval stelt de Aanbieder de Verantwoordelijke vóór de verwerking in kennis van dat wettelijke voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

4.2 De gedocumenteerde instructies zijn de Overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst en de handelingen die de Gebruikers van het Kantoor en van de Eindklant in het Platform stellen binnen de functies van het Platform, zoals gegevens invoeren, wijzigen, verzenden, exporteren of verwijderen. Bijkomende instructies geeft de Verantwoordelijke schriftelijk via privacy@invenza.be. Vraagt een bijkomende instructie een wijziging van het Platform die niet redelijk haalbaar is, dan meldt de Aanbieder dat zonder onredelijke vertraging aan de Verantwoordelijke.

4.3 Voor de Data van een Eindklant mag de Aanbieder de instructies van het Kantoor en van de Gebruikers van het Kantoor beschouwen als instructies van de Eindklant, gegeven op grond van het mandaat bedoeld in artikel 1.4. Geeft de Eindklant een instructie die tegenstrijdig is met een instructie van het Kantoor, dan volgt de Aanbieder de instructie van de Eindklant en meldt hij dat aan het Kantoor.

4.4 Is een instructie naar het oordeel van de Aanbieder in strijd met de AVG of met andere bepalingen van Unierecht of lidstatelijk recht inzake gegevensbescherming, dan stelt de Aanbieder de Verantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis. De Aanbieder mag de uitvoering van die instructie opschorten tot de Verantwoordelijke ze heeft gewijzigd of bevestigd.

5. Vertrouwelijkheid

5.1 De Aanbieder zorgt ervoor dat de personen die gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken, zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of door een passende wettelijke verplichting tot vertrouwelijkheid gebonden zijn.

5.2 Die personen krijgen alleen toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor de levering, het onderhoud, de beveiliging en de ondersteuning van de Diensten, of om een instructie van de Verantwoordelijke uit te voeren.

6. Beveiliging

6.1 De Aanbieder neemt alle maatregelen die artikel 32 van de AVG vereist. De technische en organisatorische maatregelen die de Aanbieder op de ingangsdatum van deze verwerkersovereenkomst toepast, staan in Bijlage 1.

6.2 De Aanbieder mag die maatregelen aanpassen aan de stand van de techniek en aan nieuwe risico's, op voorwaarde dat het algemene beveiligingsniveau niet daalt.

6.3 De Verantwoordelijke staat zelf in voor de beveiliging van zijn eigen toegang tot het Platform, zoals het vertrouwelijk houden van inloggegevens (artikel 1.3 van de voorwaarden) en het toekennen van toegang aan de juiste personen.

7. Subverwerkers

7.1 De Verantwoordelijke geeft de Aanbieder een algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst van subverwerkers, met hun juridische entiteit, de plaats van verwerking, de doorgiftegrondslag en een overzicht van de wijzigingen, staat op de pagina met subverwerkers. De subverwerkers die op de ingangsdatum van deze verwerkersovereenkomst op die lijst vermeld staan, zijn goedgekeurd. Een subverwerker die na die datum aan de lijst wordt toegevoegd, kondigt de Aanbieder aan zoals bepaald in artikel 7.4, met het recht op bezwaar van artikel 7.5.

7.2 De Aanbieder legt elke subverwerker bij overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als die in deze verwerkersovereenkomst, in het bijzonder de verplichting om afdoende garanties te bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de verwerking aan de AVG voldoet. Bij een subverwerker die alleen met eigen standaardvoorwaarden werkt, zoals een grote clouddienstverlener, gebeurt dat via de verwerkersvoorwaarden van die subverwerker, die minstens het beschermingsniveau van artikel 28 van de AVG bieden.

7.3 Komt een subverwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet na, dan blijft de Aanbieder ten aanzien van de Verantwoordelijke volledig aansprakelijk voor het nakomen van die verplichtingen, binnen de grenzen van artikel 12.

7.4 De Aanbieder kondigt een nieuwe subverwerker aan door de lijst bedoeld in artikel 7.1 bij te werken en het Kantoor daarvan per e-mail te verwittigen op het e-mailadres van het Kantoor dat in het Platform gekend is, minstens 30 dagen voordat de nieuwe subverwerker persoonsgegevens begint te verwerken. Een wijziging die in feite op een nieuwe subverwerker neerkomt, zoals een andere juridische entiteit, een plaats van verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een nieuw doel van de verwerking, kondigt de Aanbieder op dezelfde manier aan. Het Kantoor geeft de kennisgeving door aan zijn Eindklanten, zoals bepaald in artikel 1.5. Het wegvallen of een andere wijziging van een subverwerker meldt de Aanbieder ter informatie op dezelfde manier.

7.5 De Verantwoordelijke kan binnen 30 dagen na de kennisgeving bezwaar maken tegen een nieuwe subverwerker, per e-mail aan privacy@invenza.be, op redelijke gronden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De Aanbieder en de Verantwoordelijke zoeken dan te goeder trouw naar een oplossing, zoals het niet inschakelen van de nieuwe subverwerker voor de Data van de Verantwoordelijke of het uitschakelen van de functie waarvoor die subverwerker nodig is.

7.6 Is het bezwaar niet opgelost binnen 30 dagen nadat de Aanbieder het heeft ontvangen, dan kan het Kantoor de Overeenkomst kosteloos en zonder boete of schadevergoeding beëindigen, ongeacht de opzeggingstermijnen van artikel 2.5 van de voorwaarden. Betreft het bezwaar de Data van een Eindklant, dan kan het Kantoor op dezelfde manier ook alleen het gebruik van het Platform voor de Administratie van die Eindklant beëindigen. Het recht op een export van de Data uit de artikelen 2.5.10 tot en met 2.5.15 en 2.6.4 van de voorwaarden blijft daarbij onverminderd gelden.

7.7 Maventa, een dienst van Visma, is subverwerker voor de documenten die via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld, zoals bepaald in artikel 2.8.9 van de voorwaarden. De subverwerkers van Maventa staan op https://www.visma.com/trust-centre/product-search/.

7.8 Geen subverwerker van de Aanbieder zijn: de leveranciers van boekhoudsoftware naar wie het Kantoor Data laat exporteren, zoals bepaald in artikel 1.3 van deze verwerkersovereenkomst en in artikel 2.8.10 van de voorwaarden, en de webservice van de Kruispuntbank van Ondernemingen, die een gegevensbron is waaraan de Aanbieder alleen een ondernemingsnummer doorgeeft.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

8.1 Een doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EER of naar een internationale organisatie gebeurt alleen als ze voldoet aan hoofdstuk V van de AVG, op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8.2 Voor elke subverwerker vermeldt de lijst bedoeld in artikel 7.1 de plaats van verwerking en de doorgiftegrondslag, ook voor toegang van buiten de EER, zoals toegang voor ondersteuning. Met de algemene toestemming van artikel 7.1 geeft de Verantwoordelijke ook de instructie voor de doorgiften die op die lijst vermeld staan.

8.3 Een nieuwe plaats van verwerking buiten de EER kondigt de Aanbieder aan zoals bepaald in artikel 7.4, met het recht op bezwaar van artikel 7.5.

9. Bijstand aan de Verantwoordelijke

9.1 Rekening houdend met de aard van de verwerking helpt de Aanbieder de Verantwoordelijke door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bij het vervullen van zijn plicht om verzoeken van betrokkenen om uitoefening van hun rechten uit hoofdstuk III van de AVG te beantwoorden. De Verantwoordelijke kan veel daarvan zelf in het Platform doen, zoals Data raadplegen, verbeteren en verwijderen en facturen exporteren. Waar dat in het Platform niet kan, verleent de Aanbieder op verzoek via privacy@invenza.be bijstand.

9.2 Ontvangt de Aanbieder rechtstreeks een verzoek van een betrokkene over persoonsgegevens die hij voor een Verantwoordelijke verwerkt, dan stuurt hij dat verzoek zonder onredelijke vertraging door naar de Verantwoordelijke of verwijst hij de betrokkene naar de Verantwoordelijke. Hij beantwoordt het verzoek niet zelf inhoudelijk, tenzij de Verantwoordelijke hem daartoe opdracht geeft.

9.3 Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover hij beschikt, helpt de Aanbieder de Verantwoordelijke bij het nakomen van de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 van de AVG: de beveiliging van de verwerking, de melding van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de toezichthoudende autoriteit en de mededeling ervan aan de betrokkenen, de gegevensbeschermingseffectbeoordeling en de voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit. Daarvoor stelt de Aanbieder deze verwerkersovereenkomst, Bijlage 1 en de lijst van subverwerkers ter beschikking, en beantwoordt hij op verzoek redelijke bijkomende vragen.

9.4 Bijstand volgens dit artikel is kosteloos voor zover ze redelijk is en binnen de gewone werking van het Platform valt. Voor bijstand die daarbuiten gaat en aanzienlijk meer tijd vraagt, kan de Aanbieder een redelijke vergoeding vragen, die hij vooraf meedeelt. Geen vergoeding is verschuldigd als de bijstand nodig is door een tekortkoming van de Aanbieder of van een subverwerker, of voor een export van de Data, zoals bepaald in artikel 2.5.14 van de voorwaarden.

9.5 De Aanbieder werkt op verzoek samen met de toezichthoudende autoriteit, zoals bepaald in artikel 31 van de AVG.

10. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

10.1 De Aanbieder meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens die hij voor de Verantwoordelijke verwerkt, zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat hij er kennis van heeft gekregen.

10.2 De melding gebeurt per e-mail aan het e-mailadres van het Kantoor dat in het Platform gekend is. Betreft de inbreuk de Data van een Eindklant, dan meldt de Aanbieder ze bovendien per e-mail aan de contactpersonen van die Eindklant die in het Platform gekend zijn. Een bijkomende melding in het Platform is mogelijk. Het Kantoor zorgt ervoor dat zijn e-mailadres in het Platform juist is.

10.3 De melding bevat minstens:

• de aard van de inbreuk, waar mogelijk met de categorieën van betrokkenen en van persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en het aantal persoonsgegevensregisters in kwestie;
• de naam en de contactgegevens van het contactpunt van de Aanbieder waar meer informatie kan worden verkregen, namelijk privacy@invenza.be;
• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;
• de maatregelen die de Aanbieder heeft genomen of voorstelt om de inbreuk aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen ervan.

10.4 Is het niet mogelijk om alle informatie tegelijk te verstrekken, dan verstrekt de Aanbieder ze in stappen, zonder onredelijke verdere vertraging.

10.5 De Aanbieder neemt onmiddellijk de redelijke maatregelen om de inbreuk in te dijken en de gevolgen ervan te beperken, documenteert de inbreuk, de gevolgen en de genomen maatregelen, en helpt de Verantwoordelijke bij de melding aan de toezichthoudende autoriteit en de mededeling aan de betrokkenen (artikelen 33 en 34 van de AVG). De Verantwoordelijke beslist zelf over die melding en die mededeling. De Aanbieder doet ze niet in naam van de Verantwoordelijke, tenzij de Verantwoordelijke hem daartoe opdracht geeft.

10.6 Een melding volgens dit artikel is geen erkenning van een fout of van aansprakelijkheid.

11. Informatie en audits

11.1 De Aanbieder stelt de Verantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit artikel 28 van de AVG en uit deze verwerkersovereenkomst zijn nagekomen. Daarvoor stelt hij eerst de documentatie bedoeld in artikel 9.3 ter beschikking en beantwoordt hij schriftelijke vragen van de Verantwoordelijke binnen 30 dagen.

11.2 Volstaat die informatie redelijkerwijs niet, dan maakt de Aanbieder audits mogelijk, met inbegrip van inspecties, door de Verantwoordelijke of door een onafhankelijke controleur die de Verantwoordelijke daartoe machtigt, en draagt hij daartoe bij. Een controleur is tot geheimhouding verplicht en is geen concurrent van de Aanbieder.

11.3 Een audit ter plaatse gebeurt hoogstens eenmaal per periode van 12 maanden, behalve op verzoek van een toezichthoudende autoriteit of na een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Data van de Verantwoordelijke betreft. De Verantwoordelijke kondigt een audit ter plaatse minstens 30 dagen vooraf schriftelijk aan, met de reikwijdte ervan; na een inbreuk of op verzoek van een toezichthoudende autoriteit volstaat een redelijke kortere termijn. De audit gebeurt tijdens de kantooruren, zonder de werking van het Platform onevenredig te verstoren, en blijft beperkt tot de verwerking van de Data van de Verantwoordelijke. Ze geeft geen toegang tot gegevens van andere klanten van de Aanbieder, noch tot de gebouwen van subverwerkers, zoals datacenters. Voor subverwerkers steunt de Aanbieder op de auditverslagen en certificeringen die zij ter beschikking stellen.

11.4 De Verantwoordelijke en de controleur behandelen alle informatie die zij bij een audit verkrijgen vertrouwelijk en gebruiken ze alleen om de naleving van deze verwerkersovereenkomst te beoordelen.

11.5 Elke partij draagt haar eigen kosten van een audit; de kosten van een controleur draagt de Verantwoordelijke. Neemt een audit ter plaatse meer dan één werkdag van de Aanbieder in beslag, dan kan de Aanbieder voor de bijkomende tijd een redelijke vergoeding vragen, die hij vooraf meedeelt. Blijkt uit de audit dat de Aanbieder een wezenlijke verplichting uit deze verwerkersovereenkomst niet nakomt, dan draagt de Aanbieder zijn eigen kosten, vraagt hij geen vergoeding en verhelpt hij de tekortkoming zonder onredelijke vertraging.

11.6 Is een instructie in verband met een audit of een informatieverzoek naar het oordeel van de Aanbieder in strijd met de AVG of met andere bepalingen van Unierecht of lidstatelijk recht inzake gegevensbescherming, dan stelt de Aanbieder de Verantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis.

12. Aansprakelijkheid

12.1 Voor de aansprakelijkheid van de Aanbieder onder deze verwerkersovereenkomst geldt artikel 2.13 van de voorwaarden. Een Eindklant die zich rechtstreeks op deze verwerkersovereenkomst beroept, doet dat binnen dezelfde grenzen.

12.2 Deze verwerkersovereenkomst doet geen afbreuk aan de rechten van betrokkenen op grond van artikel 82 van de AVG.

13. Duur, teruggave en verwijdering

13.1 Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang de Aanbieder persoonsgegevens als verwerker voor de Verantwoordelijke verwerkt, dus ook na het einde van de Overeenkomst tijdens de bewaartermijn van artikel 13.2.

13.2 Na het einde van de Overeenkomst bewaart de Aanbieder de Data nog 24 maanden, zoals bepaald in artikel 2.6.4 van de voorwaarden, zodat het Kantoor of de Eindklant de dienstverlening zonder verlies van gegevens kan heractiveren, op verzoek een export kan krijgen en de Data beschikbaar blijft bij een eventueel geschil. Binnen die termijn bezorgt de Aanbieder het Kantoor of de Eindklant op verzoek kosteloos een export van hun Data, zoals bepaald in de artikelen 2.5.11 en 2.5.14 van de voorwaarden. Die export is de teruggave van de persoonsgegevens in de zin van artikel 28, lid 3, punt g), van de AVG.

13.3 Het Kantoor kan per e-mail aan privacy@invenza.be vragen dat de Aanbieder de Data vroeger verwijdert, zoals bepaald in artikel 2.5.13 van de voorwaarden. Na het einde van de ophaalperiode bedoeld in artikel 2.5.13 van de voorwaarden, die gelijk is aan de bewaartermijn van 24 maanden of op verzoek korter is, verwijdert de Aanbieder de Data, met of zonder verzoek, binnen 30 kalenderdagen volledig en bevestigt hij dat per e-mail aan het Kantoor. De kortere bewaartermijnen van artikel 2.5.10 van de voorwaarden, zoals 90 dagen voor de historiek van de import per e-mail en 180 dagen voor de validatieresultaten van e-facturen, blijven gelden.

13.4 Kopieën in back-ups verdwijnen binnen de gewone rotatietermijn van die back-ups, zoals beschreven in Bijlage 1. Tot dan blijven ze beveiligd volgens Bijlage 1 en gebruikt de Aanbieder ze alleen om het Platform na een storing of een incident te herstellen.

13.5 Van de verwijdering zijn alleen uitgezonderd: (a) de bewijzen van aanvaarding van de voorwaarden, van deze verwerkersovereenkomst en van het mandaat bedoeld in Hoofdstuk 3 van de voorwaarden, en de juridische auditregistraties, die de Aanbieder als verwerkingsverantwoordelijke en niet als verwerker bewaart tot 10 jaar na het einde van de Overeenkomst, of langer zolang een geschil hangende is, zoals bepaald in artikel 2.6.4 van de voorwaarden; (b) de gegevens die de Aanbieder op grond van een wettelijke verplichting moet bewaren; (c) de openbare gegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen bedoeld in artikel 2.5.13 van de voorwaarden; en (d) de eigen documenten, mappen en logo's van een onderneming die op dat ogenblik nog als Kantoor of als Administratie van een ander Kantoor het Platform gebruikt, zoals bepaald in artikel 2.5.13 van de voorwaarden.

13.6 De wettelijke bewaarplicht voor boekhoudkundige en btw-stukken rust op het Kantoor en de Eindklant zelf, zoals bepaald in artikel 2.6.4 van de voorwaarden.

14. Wijziging en slotbepalingen

14.1 De Aanbieder kan deze verwerkersovereenkomst wijzigen volgens de regeling van artikel 2.1.2 van de voorwaarden, met dezelfde aankondiging aan het Kantoor en hetzelfde recht om de Overeenkomst kosteloos te beëindigen. Bovendien legt het Platform een wezenlijk gewijzigde versie bij het aanmelden opnieuw ter aanvaarding voor aan elke Gebruiker van het Kantoor en van een Eindklant, zoals bepaald in artikel 1.4; zo kan ook een Eindklant die deze verwerkersovereenkomst zelf heeft aanvaard, de gewijzigde versie aanvaarden of weigeren. Een wijziging van de lijst van subverwerkers verloopt volgens artikel 7 en niet volgens dit artikel.

14.2 De Aanbieder bewaart een kopie van elke gepubliceerde versie van deze verwerkersovereenkomst.

14.3 Op deze verwerkersovereenkomst is Belgisch recht van toepassing. Voor geschillen geldt artikel 2.17 van de voorwaarden.

14.4 Vragen over deze verwerkersovereenkomst kunnen worden gericht aan de Aanbieder op privacy@invenza.be.

Bijlage 1 — Technische en organisatorische maatregelen

Deze bijlage beschrijft de maatregelen die de Aanbieder op de ingangsdatum van deze verwerkersovereenkomst toepast. Ze kunnen evolueren volgens artikel 6.2, zonder dat het algemene beveiligingsniveau daalt.

• Hosting in België. Het Platform, de database en de documentopslag draaien op Microsoft Azure in de regio Belgium Central (België). De back-ups van de database worden zone-redundant in dezelfde regio bewaard.
• Versleuteling tijdens het transport. Het Platform en de documentopslag zijn alleen bereikbaar via HTTPS met minstens TLS 1.2. Verzoeken over een onversleutelde verbinding worden omgeleid naar de beveiligde verbinding. Verbindingen met de database gebruiken minstens TLS 1.2.
• Versleuteling in rust. De database is versleuteld met Transparent Data Encryption en de documentopslag met de standaardversleuteling van Azure Storage.
• SFTP-server voor de export naar boekhoudsoftware. Deze maatregel is na de ingangsdatum van deze verwerkersovereenkomst volgens artikel 6.2 aan deze bijlage toegevoegd, bij een wijziging van de lijst van subverwerkers. Een Kantoor kan als bestemming van de export naar boekhoudsoftware de SFTP-server kiezen die de Aanbieder huurt bij Hetzner Online GmbH, in een datacenter in Duitsland (EU). De exportbestanden gaan versleuteld via SFTP naar die server. Elk Kantoor heeft op die server een eigen account dat alleen toegang geeft tot zijn eigen map. Het beheer van de server kan alleen met een sleutel en niet met een wachtwoord. De exportbestanden blijven op die server tot de boekhoudsoftware ze ophaalt.
• Geen publieke toegang tot documenten. Publieke toegang tot de documentopslag is uitgeschakeld.
• Aparte aanmelddienst. Gebruikers melden zich aan via een aparte aanmelddienst op basis van OpenID Connect. Wachtwoorden worden alleen als niet-omkeerbare hash bewaard. De browser krijgt geen toegangssleutels voor de programmeerinterface van het Platform: de webapplicatie bewaart die aan de serverkant.
• Toegang per rol en per onderneming. Elke Gebruiker heeft een rol (klant, boekhouder of beheerder). Elk verzoek aan de server wordt gecontroleerd op die rol en op de ondernemingen waartoe de Gebruiker toegang heeft, zodat een Gebruiker alleen de Data ziet van de ondernemingen waartoe hij toegang heeft.
• Geheimen en sleutels. De geheimen van het Platform in productie, zoals de verbindingsgegevens van de database en de documentopslag, de sleutels van de gebruikte diensten en de encryptiesleutels, staan in Azure Key Vault, met toegang op basis van rollen, en niet in de broncode. Wachtwoorden en sleutels die een Gebruiker in het Platform invoert voor een koppeling met boekhoudsoftware, worden versleuteld in de database bewaard; de sleutel waarmee ze versleuteld worden, staat in Azure Key Vault.
• Logboeken en audit. Het Platform registreert relevante handelingen in een auditlogboek. De toegang tot de database wordt geauditeerd; die auditlogboeken worden 90 dagen bewaard.
• Bewaartermijnen en automatische opschoning. De historiek van de import per e-mail wordt na 90 dagen automatisch verwijderd, de validatieresultaten van e-facturen na 180 dagen, en technische logboeken na de bewaartermijnen die het Platform daarvoor hanteert. De Data van een beëindigde Overeenkomst wordt verwijderd zoals bepaald in artikel 13.
• Back-ups. De back-ups van de database maken herstel mogelijk naar een tijdstip binnen de laatste 7 dagen; oudere back-ups verwijdert Microsoft Azure automatisch. Verwijderde documenten blijven 7 dagen herstelbaar en verdwijnen daarna.
• Melden van kwetsbaarheden. Beveiligingsproblemen kunnen worden gemeld volgens het beleid voor het melden van kwetsbaarheden.
• Geen achteruitgang. De Aanbieder vervangt een maatregel alleen door een maatregel die minstens hetzelfde beschermingsniveau biedt.