Accord de traitement des données Invenza

Version du document 1.0 · Date d'entrée en vigueur 9 octobre 2026

Ceci est une traduction. En cas de divergence entre le texte néerlandais et la présente traduction, le texte néerlandais prévaut (article 2.16.6 des conditions). Version néerlandaise

Le présent accord de traitement des données fait partie des Conditions d'utilisation et conditions contractuelles Invenza (ci-après « les conditions ») et règle la manière dont le Fournisseur traite des données à caractère personnel pour le compte de ses clients.

1. Définitions, parties et rôles

1.1 Les termes commençant par une majuscule, tels que Fournisseur, Plateforme, Services, Utilisateur, Cabinet, Client final, Données, Administration et Contrat, ont le sens que le Chapitre 0 des conditions leur donne. Le « RGPD » est le Règlement général sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679). Les termes tels que données à caractère personnel, traitement, responsable du traitement, sous-traitant, personne concernée et violation de données à caractère personnel ont le sens qui leur est donné à l'article 4 du RGPD.

1.2 Le présent accord de traitement des données fait partie du Contrat, comme prévu à l'article 2.9 des conditions. En cas de contradiction, il prime, pour le traitement des données à caractère personnel, tous les autres documents du Contrat, comme prévu à l'article 0.9 des conditions.

1.3 Les rôles dans le traitement sont répartis comme suit :

Données d'un Client final. Pour les données à caractère personnel figurant dans les Données de l'Administration d'un Client final, le Client final est responsable du traitement. Le Fournisseur traite ces données à caractère personnel en qualité de sous-traitant pour le Client final.
Données du Cabinet. Pour les données à caractère personnel figurant dans les Données de l'Administration que le Cabinet utilise pour son propre compte, et pour les données à caractère personnel concernant ses collaborateurs que le Cabinet saisit lui-même comme Données dans la Plateforme, le Cabinet est responsable du traitement. Le Fournisseur traite ces données à caractère personnel en qualité de sous-traitant pour le Cabinet.
Mission propre du Cabinet. Le Cabinet met la Plateforme à la disposition de ses Clients finaux : il les invite, ainsi que leurs Utilisateurs, assure le suivi de leur Administration et peut exporter des Données vers son propre logiciel de comptabilité. Ce que le Cabinet fait des données d'un Client final pour sa propre mission comptable pour ce Client final relève de la responsabilité propre du Cabinet en tant que responsable du traitement et non du présent accord de traitement des données. Un export vers un logiciel de comptabilité d'un tiers s'effectue dans le cadre du contrat propre du Cabinet avec ce tiers, comme prévu à l'article 2.8.10 des conditions.
Données dont le Fournisseur est lui-même responsable. Pour les données de compte, de connexion et d'utilisation des Utilisateurs, pour les preuves d'acceptation des conditions, du présent accord de traitement des données et du mandat visé au Chapitre 3 des conditions, et pour les enregistrements d'audit juridiques, le Fournisseur est lui-même responsable du traitement, comme prévu à l'article 1.6 des conditions et expliqué dans la déclaration de confidentialité. Le présent accord de traitement des données ne s'y applique pas.

Dans le présent accord de traitement des données, « le Responsable » désigne chaque fois le Client final ou le Cabinet, selon celui qui, en vertu du présent article, est responsable du traitement des données à caractère personnel concernées.

1.4 Le Cabinet et chaque Client final acceptent chacun eux-mêmes le présent accord de traitement des données, expressément et dans la Plateforme : les Utilisateurs du Cabinet le font au nom du Cabinet et les Utilisateurs d'un Client final au nom de ce Client final. La Plateforme demande à chaque Utilisateur du Cabinet ou d'un Client final cette acceptation lors de la connexion, tant qu'il ne l'a pas donnée. Un Utilisateur qui refuse l'acceptation est déconnecté et ne peut se reconnecter qu'après l'avoir donnée. Comme preuve de chaque acceptation, le Fournisseur enregistre la version du présent accord de traitement des données, l'heure, l'Utilisateur, un numéro d'entreprise de l'entreprise pour laquelle l'Utilisateur agit et l'adresse IP à partir de laquelle l'Utilisateur a accepté. Pour les Données d'un Client final qui n'a pas encore accepté lui-même le présent accord de traitement des données, ou qui n'a pas d'Utilisateur, le Cabinet l'accepte en outre au nom de ce Client final, sur la base du mandat que le Cabinet garantit conformément à l'article 2.2.2 des conditions. Le Cabinet remet à chaque Client final le présent accord de traitement des données ou le lien y donnant accès. Le Client final peut se prévaloir directement du présent accord de traitement des données.

1.5 Même lorsque le Client final accepte lui-même le présent accord de traitement des données, il ne devient pas Cocontractant et ne conclut pas avec le Fournisseur un Contrat au sens du Chapitre 2 des conditions, comme prévu à l'article 0.6 des conditions : pour le Client final, le présent accord de traitement des données est un accord distinct avec le Fournisseur, qui règle uniquement le traitement des Données de ce Client final. C'est pourquoi les notifications du Fournisseur au titre du présent accord de traitement des données passent par le Cabinet, sauf si le présent accord de traitement des données en dispose autrement. Le Cabinet transmet sans retard déraisonnable à ce Client final toute notification qui le concerne. Pour les questions, instructions et demandes au titre du présent accord de traitement des données, le Client final peut aussi s'adresser directement au Fournisseur à l'adresse privacy@invenza.be.

2. Objet, nature, finalité et durée du traitement

2.1 Objet : le traitement des données à caractère personnel figurant dans les Données qui est nécessaire pour fournir les Services, à savoir la facturation, les devis et leur signature électronique, les notes de crédit, les tickets et les documents importés, la gestion des clients, des prestataires et des articles, l'import de documents par e-mail, l'envoi et la réception de factures électroniques via le réseau Peppol, l'export vers un logiciel de comptabilité d'un tiers sur instruction d'un Utilisateur, et les fonctions d'IA d'assistance pour autant qu'elles soient disponibles pour le Responsable.

2.2 Nature : le stockage, l'organisation, la structuration, la consultation, l'affichage, la transmission, l'export et la suppression de données à caractère personnel, chaque fois via la Plateforme et les sous-traitants ultérieurs visés à l'article 7.

2.3 Finalité : le Fournisseur traite les données à caractère personnel exclusivement pour fournir, sécuriser et soutenir les Services conformément au Contrat. Il ne les utilise pas pour ses propres finalités, ne les vend pas et ne les utilise pas à des fins publicitaires, comme prévu à l'article 2.6.3 des conditions.

2.4 Durée : le traitement dure aussi longtemps que le Contrat est en cours, et ensuite aussi longtemps que le Fournisseur conserve les Données conformément à l'article 13.

3. Personnes concernées et catégories de données à caractère personnel

3.1 Le traitement concerne les catégories de personnes concernées suivantes :

les clients, prestataires et autres partenaires commerciaux du Responsable, et leurs personnes de contact ;
les collaborateurs et les personnes de contact du Cabinet et du Client final, pour autant que leurs données figurent comme Données dans la Plateforme ;
les expéditeurs et les destinataires d'e-mails envoyés à une adresse d'import de la Plateforme ;
les signataires de devis ;
les autres personnes mentionnées dans des documents que le Responsable charge dans la Plateforme ou y fait entrer.

3.2 Le traitement concerne les catégories de données à caractère personnel suivantes :

les données d'identification et de contact, telles que le nom, l'adresse, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone ;
les numéros d'entreprise, les numéros de TVA et l'identification Peppol ;
les données financières figurant dans les factures, notes de crédit, devis et tickets, telles que les montants, les numéros de compte et les données de paiement ;
le contenu des documents, e-mails et pièces jointes que le Responsable charge dans la Plateforme ou y fait entrer ;
les données relatives à la signature d'un devis, telles que le nom, l'adresse e-mail, les heures, l'adresse IP et les données de navigateur du signataire ;
le contenu des conversations avec l'assistant d'IA.

3.3 La Plateforme n'est pas destinée aux catégories particulières de données à caractère personnel ni aux données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions (articles 9 et 10 du RGPD). Le Responsable ne saisit pas de telles données, sauf si elles figurent inévitablement dans une facture ou un autre document comptable.

4. Instructions

4.1 Le Fournisseur traite les données à caractère personnel exclusivement sur la base d'instructions documentées du Responsable, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers ou une organisation internationale, à moins qu'une disposition du droit de l'Union ou du droit d'un État membre applicable au Fournisseur ne l'oblige à procéder au traitement. Dans ce cas, le Fournisseur informe le Responsable de cette exigence légale avant le traitement, sauf si cette législation interdit une telle notification pour des motifs importants d'intérêt public.

4.2 Les instructions documentées sont le Contrat, le présent accord de traitement des données et les actions que les Utilisateurs du Cabinet et du Client final accomplissent dans la Plateforme dans le cadre des fonctions de la Plateforme, telles que saisir, modifier, envoyer, exporter ou supprimer des données. Le Responsable donne des instructions complémentaires par écrit via privacy@invenza.be. Si une instruction complémentaire exige une modification de la Plateforme qui n'est pas raisonnablement réalisable, le Fournisseur le signale sans retard déraisonnable au Responsable.

4.3 Pour les Données d'un Client final, le Fournisseur peut considérer les instructions du Cabinet et des Utilisateurs du Cabinet comme des instructions du Client final, données sur la base du mandat visé à l'article 1.4. Si le Client final donne une instruction contraire à une instruction du Cabinet, le Fournisseur suit l'instruction du Client final et le signale au Cabinet.

4.4 Si, de l'avis du Fournisseur, une instruction enfreint le RGPD ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit d'un État membre en matière de protection des données, le Fournisseur en informe immédiatement le Responsable. Le Fournisseur peut suspendre l'exécution de cette instruction jusqu'à ce que le Responsable l'ait modifiée ou confirmée.

5. Confidentialité

5.1 Le Fournisseur veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel se soient engagées à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

5.2 Ces personnes n'ont accès aux données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à la fourniture, à la maintenance, à la sécurité et au soutien des Services, ou à l'exécution d'une instruction du Responsable.

6. Sécurité

6.1 Le Fournisseur prend toutes les mesures requises par l'article 32 du RGPD. Les mesures techniques et organisationnelles que le Fournisseur applique à la date d'entrée en vigueur du présent accord de traitement des données figurent à l'Annexe 1.

6.2 Le Fournisseur peut adapter ces mesures à l'état de la technique et aux nouveaux risques, à condition que le niveau général de sécurité ne baisse pas.

6.3 Le Responsable est lui-même responsable de la sécurité de son propre accès à la Plateforme, par exemple en gardant confidentiels ses identifiants de connexion (article 1.3 des conditions) et en accordant l'accès aux bonnes personnes.

7. Sous-traitants ultérieurs

7.1 Le Responsable donne au Fournisseur une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs, avec leur entité juridique, le lieu du traitement, la base du transfert et un aperçu des modifications, figure sur la page des sous-traitants ultérieurs. Les sous-traitants ultérieurs mentionnés sur cette liste à la date d'entrée en vigueur du présent accord de traitement des données sont approuvés. Le Fournisseur annonce un sous-traitant ultérieur ajouté à la liste après cette date conformément à l'article 7.4, avec le droit d'opposition de l'article 7.5.

7.2 Le Fournisseur impose par contrat à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations en matière de protection des données que celles prévues dans le présent accord de traitement des données, en particulier l'obligation d'offrir des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement satisfasse au RGPD. Pour un sous-traitant ultérieur qui ne travaille qu'avec ses propres conditions standard, tel qu'un grand prestataire de services cloud, cela se fait par l'intermédiaire des conditions de traitement de ce sous-traitant ultérieur, qui offrent au moins le niveau de protection de l'article 28 du RGPD.

7.3 Si un sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le Fournisseur demeure pleinement responsable envers le Responsable de l'exécution de ces obligations, dans les limites de l'article 12.

7.4 Le Fournisseur annonce un nouveau sous-traitant ultérieur en mettant à jour la liste visée à l'article 7.1 et en en avertissant le Cabinet par e-mail à l'adresse e-mail du Cabinet connue dans la Plateforme, au moins 30 jours avant que le nouveau sous-traitant ultérieur ne commence à traiter des données à caractère personnel. Une modification qui équivaut en fait à un nouveau sous-traitant ultérieur, telle qu'une autre entité juridique, un lieu de traitement en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ou une nouvelle finalité du traitement, est annoncée par le Fournisseur de la même manière. Le Cabinet transmet la notification à ses Clients finaux, comme prévu à l'article 1.5. Le Fournisseur signale à titre d'information, de la même manière, la disparition ou toute autre modification d'un sous-traitant ultérieur.

7.5 Le Responsable peut, dans les 30 jours suivant la notification, s'opposer à un nouveau sous-traitant ultérieur, par e-mail à privacy@invenza.be, pour des motifs raisonnables liés à la protection des données à caractère personnel. Le Fournisseur et le Responsable recherchent alors de bonne foi une solution, par exemple ne pas recourir au nouveau sous-traitant ultérieur pour les Données du Responsable ou désactiver la fonction pour laquelle ce sous-traitant ultérieur est nécessaire.

7.6 Si l'opposition n'est pas résolue dans les 30 jours suivant sa réception par le Fournisseur, le Cabinet peut résilier le Contrat sans frais et sans pénalité ni indemnité, quels que soient les délais de préavis de l'article 2.5 des conditions. Si l'opposition concerne les Données d'un Client final, le Cabinet peut de la même manière ne mettre fin qu'à l'utilisation de la Plateforme pour l'Administration de ce Client final. Le droit à un export des Données prévu aux articles 2.5.10 à 2.5.15 inclus et 2.6.4 des conditions demeure pleinement applicable.

7.7 Maventa, un service de Visma, est sous-traitant ultérieur pour les documents échangés via le réseau Peppol, comme prévu à l'article 2.8.9 des conditions. Les sous-traitants ultérieurs de Maventa figurent sur https://www.visma.com/trust-centre/product-search/.

7.8 Ne sont pas des sous-traitants ultérieurs du Fournisseur : les éditeurs de logiciels de comptabilité vers lesquels le Cabinet fait exporter des Données, comme prévu à l'article 1.3 du présent accord de traitement des données et à l'article 2.8.10 des conditions, et le service web de la Banque-Carrefour des Entreprises, qui est une source de données à laquelle le Fournisseur ne transmet qu'un numéro d'entreprise.

8. Transfert en dehors de l'Espace économique européen

8.1 Un transfert de données à caractère personnel vers un pays en dehors de l'EEE ou vers une organisation internationale n'a lieu que s'il satisfait au chapitre V du RGPD, sur la base d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ou de garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8.2 Pour chaque sous-traitant ultérieur, la liste visée à l'article 7.1 mentionne le lieu du traitement et la base du transfert, y compris pour l'accès depuis l'extérieur de l'EEE, tel que l'accès pour le support. Par l'autorisation générale de l'article 7.1, le Responsable donne aussi l'instruction pour les transferts mentionnés sur cette liste.

8.3 Le Fournisseur annonce un nouveau lieu de traitement en dehors de l'EEE conformément à l'article 7.4, avec le droit d'opposition de l'article 7.5.

9. Assistance au Responsable

9.1 Compte tenu de la nature du traitement, le Fournisseur aide le Responsable, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans la mesure du possible, à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes des personnes concernées d'exercer leurs droits prévus au chapitre III du RGPD. Le Responsable peut en faire une grande partie lui-même dans la Plateforme, par exemple consulter, rectifier et supprimer des Données et exporter des factures. Lorsque cela n'est pas possible dans la Plateforme, le Fournisseur apporte son assistance sur demande via privacy@invenza.be.

9.2 Si le Fournisseur reçoit directement une demande d'une personne concernée relative à des données à caractère personnel qu'il traite pour un Responsable, il transmet cette demande sans retard déraisonnable au Responsable ou renvoie la personne concernée vers le Responsable. Il ne répond pas lui-même sur le fond à la demande, sauf si le Responsable l'y charge.

9.3 Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, le Fournisseur aide le Responsable à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 inclus du RGPD : la sécurité du traitement, la notification d'une violation de données à caractère personnel à l'autorité de contrôle et sa communication aux personnes concernées, l'analyse d'impact relative à la protection des données et la consultation préalable de l'autorité de contrôle. À cette fin, le Fournisseur met à disposition le présent accord de traitement des données, l'Annexe 1 et la liste des sous-traitants ultérieurs, et répond sur demande à des questions complémentaires raisonnables.

9.4 L'assistance prévue au présent article est gratuite pour autant qu'elle soit raisonnable et relève du fonctionnement ordinaire de la Plateforme. Pour une assistance qui va au-delà et exige sensiblement plus de temps, le Fournisseur peut demander une rémunération raisonnable, qu'il communique à l'avance. Aucune rémunération n'est due si l'assistance est nécessaire en raison d'un manquement du Fournisseur ou d'un sous-traitant ultérieur, ou pour un export des Données, comme prévu à l'article 2.5.14 des conditions.

9.5 Le Fournisseur coopère sur demande avec l'autorité de contrôle, comme prévu à l'article 31 du RGPD.

10. Violations de données à caractère personnel

10.1 Le Fournisseur notifie une violation de données à caractère personnel qu'il traite pour le Responsable sans retard déraisonnable et au plus tard dans les 48 heures après en avoir pris connaissance.

10.2 La notification se fait par e-mail à l'adresse e-mail du Cabinet connue dans la Plateforme. Si la violation concerne les Données d'un Client final, le Fournisseur la notifie en outre par e-mail aux personnes de contact de ce Client final connues dans la Plateforme. Une notification supplémentaire dans la Plateforme est possible. Le Cabinet veille à ce que son adresse e-mail dans la Plateforme soit exacte.

10.3 La notification contient au moins :

la nature de la violation, y compris, si possible, les catégories de personnes concernées et les catégories d'enregistrements de données à caractère personnel concernés et, approximativement, le nombre de personnes concernées et le nombre d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
le nom et les coordonnées du point de contact du Fournisseur auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues, à savoir privacy@invenza.be ;
les conséquences probables de la violation ;
les mesures que le Fournisseur a prises ou propose de prendre pour remédier à la violation, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

10.4 S'il n'est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, le Fournisseur les fournit par étapes, sans retard déraisonnable supplémentaire.

10.5 Le Fournisseur prend immédiatement les mesures raisonnables pour contenir la violation et en limiter les conséquences, documente la violation, ses conséquences et les mesures prises, et aide le Responsable pour la notification à l'autorité de contrôle et la communication aux personnes concernées (articles 33 et 34 du RGPD). Le Responsable décide lui-même de cette notification et de cette communication. Le Fournisseur ne les effectue pas au nom du Responsable, sauf si le Responsable l'y charge.

10.6 Une notification faite en vertu du présent article ne constitue pas une reconnaissance d'une faute ou d'une responsabilité.

11. Informations et audits

11.1 Le Fournisseur met à la disposition du Responsable toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues à l'article 28 du RGPD et dans le présent accord de traitement des données. À cette fin, il met d'abord à disposition la documentation visée à l'article 9.3 et répond aux questions écrites du Responsable dans les 30 jours.

11.2 Si ces informations ne suffisent pas raisonnablement, le Fournisseur permet la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Responsable ou par un contrôleur indépendant que le Responsable mandate à cet effet, et y contribue. Un contrôleur est tenu à la confidentialité et n'est pas un concurrent du Fournisseur.

11.3 Un audit sur place a lieu au plus une fois par période de 12 mois, sauf à la demande d'une autorité de contrôle ou après une violation de données à caractère personnel qui concerne les Données du Responsable. Le Responsable annonce un audit sur place par écrit au moins 30 jours à l'avance, en en précisant l'étendue ; après une violation ou à la demande d'une autorité de contrôle, un délai raisonnablement plus court suffit. L'audit a lieu pendant les heures de bureau, sans perturber de manière disproportionnée le fonctionnement de la Plateforme, et reste limité au traitement des Données du Responsable. Il ne donne accès ni aux données d'autres clients du Fournisseur, ni aux bâtiments des sous-traitants ultérieurs, tels que les centres de données. Pour les sous-traitants ultérieurs, le Fournisseur s'appuie sur les rapports d'audit et les certifications qu'ils mettent à disposition.

11.4 Le Responsable et le contrôleur traitent de manière confidentielle toutes les informations qu'ils obtiennent lors d'un audit et ne les utilisent que pour évaluer le respect du présent accord de traitement des données.

11.5 Chaque partie supporte ses propres frais d'un audit ; les frais d'un contrôleur sont à la charge du Responsable. Si un audit sur place mobilise le Fournisseur pendant plus d'un jour ouvrable, le Fournisseur peut demander une rémunération raisonnable pour le temps supplémentaire, qu'il communique à l'avance. S'il ressort de l'audit que le Fournisseur ne respecte pas une obligation substantielle du présent accord de traitement des données, le Fournisseur supporte ses propres frais, ne demande aucune rémunération et remédie au manquement sans retard déraisonnable.

11.6 Si, de l'avis du Fournisseur, une instruction relative à un audit ou à une demande d'informations enfreint le RGPD ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit d'un État membre en matière de protection des données, le Fournisseur en informe immédiatement le Responsable.

12. Responsabilité

12.1 Pour la responsabilité du Fournisseur au titre du présent accord de traitement des données, l'article 2.13 des conditions s'applique. Un Client final qui se prévaut directement du présent accord de traitement des données le fait dans les mêmes limites.

12.2 Le présent accord de traitement des données ne porte pas atteinte aux droits des personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD.

13. Durée, restitution et suppression

13.1 Le présent accord de traitement des données s'applique aussi longtemps que le Fournisseur traite des données à caractère personnel en qualité de sous-traitant pour le Responsable, donc aussi après la fin du Contrat pendant le délai de conservation de l'article 13.2.

13.2 Après la fin du Contrat, le Fournisseur conserve encore les Données pendant 24 mois, comme prévu à l'article 2.6.4 des conditions, afin que le Cabinet ou le Client final puisse réactiver le service sans perte de données, puisse obtenir un export sur demande et que les Données restent disponibles en cas de litige éventuel. Dans ce délai, le Fournisseur remet gratuitement, sur demande, au Cabinet ou au Client final un export de leurs Données, comme prévu aux articles 2.5.11 et 2.5.14 des conditions. Cet export constitue la restitution des données à caractère personnel au sens de l'article 28, paragraphe 3, point g), du RGPD.

13.3 Le Cabinet peut demander par e-mail à privacy@invenza.be que le Fournisseur supprime les Données plus tôt, comme prévu à l'article 2.5.13 des conditions. Après la fin de la période de récupération visée à l'article 2.5.13 des conditions, qui est égale au délai de conservation de 24 mois ou, sur demande, plus courte, le Fournisseur supprime intégralement les Données, avec ou sans demande, dans les 30 jours calendaires et le confirme par e-mail au Cabinet. Les délais de conservation plus courts de l'article 2.5.10 des conditions, tels que 90 jours pour l'historique des imports par e-mail et 180 jours pour les résultats de validation des factures électroniques, restent applicables.

13.4 Les copies figurant dans les sauvegardes disparaissent dans le délai de rotation ordinaire de ces sauvegardes, comme décrit à l'Annexe 1. Jusque-là, elles restent sécurisées conformément à l'Annexe 1 et le Fournisseur ne les utilise que pour rétablir la Plateforme après une panne ou un incident.

13.5 Sont seuls exceptés de la suppression : (a) les preuves d'acceptation des conditions, du présent accord de traitement des données et du mandat visé au Chapitre 3 des conditions, et les enregistrements d'audit juridiques, que le Fournisseur conserve en tant que responsable du traitement et non en tant que sous-traitant jusqu'à 10 ans après la fin du Contrat, ou plus longtemps tant qu'un litige est pendant, comme prévu à l'article 2.6.4 des conditions ; (b) les données que le Fournisseur doit conserver en vertu d'une obligation légale ; (c) les données publiques de la Banque-Carrefour des Entreprises visées à l'article 2.5.13 des conditions ; et (d) les documents, dossiers et logos propres d'une entreprise qui utilise encore à ce moment la Plateforme en tant que Cabinet ou en tant qu'Administration d'un autre Cabinet, comme prévu à l'article 2.5.13 des conditions.

13.6 L'obligation légale de conservation des pièces comptables et de TVA incombe au Cabinet et au Client final eux-mêmes, comme prévu à l'article 2.6.4 des conditions.

14. Modification et dispositions finales

14.1 Le Fournisseur peut modifier le présent accord de traitement des données selon le régime de l'article 2.1.2 des conditions, avec la même annonce au Cabinet et le même droit de résilier le Contrat sans frais. En outre, la Plateforme soumet de nouveau à l'acceptation, lors de la connexion, une version substantiellement modifiée à chaque Utilisateur du Cabinet et d'un Client final, comme prévu à l'article 1.4 ; ainsi, un Client final qui a lui-même accepté le présent accord de traitement des données peut aussi accepter ou refuser la version modifiée. Une modification de la liste des sous-traitants ultérieurs suit l'article 7 et non le présent article.

14.2 Le Fournisseur conserve une copie de chaque version publiée du présent accord de traitement des données.

14.3 Le droit belge s'applique au présent accord de traitement des données. Pour les litiges, l'article 2.17 des conditions s'applique.

14.4 Les questions relatives au présent accord de traitement des données peuvent être adressées au Fournisseur à l'adresse privacy@invenza.be.

Annexe 1 — Mesures techniques et organisationnelles

La présente annexe décrit les mesures que le Fournisseur applique à la date d'entrée en vigueur du présent accord de traitement des données. Elles peuvent évoluer conformément à l'article 6.2, sans que le niveau général de sécurité ne baisse.

Hébergement en Belgique. La Plateforme, la base de données et le stockage de documents fonctionnent sur Microsoft Azure dans la région Belgium Central (Belgique). Les sauvegardes de la base de données sont conservées de manière redondante entre zones dans la même région.
Chiffrement en transit. La Plateforme et le stockage de documents ne sont accessibles que par HTTPS avec au moins TLS 1.2. Les requêtes effectuées sur une connexion non chiffrée sont redirigées vers la connexion sécurisée. Les connexions à la base de données utilisent au moins TLS 1.2.
Chiffrement au repos. La base de données est chiffrée avec Transparent Data Encryption et le stockage de documents avec le chiffrement standard d'Azure Storage.
Serveur SFTP pour l'export vers un logiciel comptable. Cette mesure a été ajoutée à la présente annexe conformément à l'article 6.2 après la date d'entrée en vigueur du présent accord de traitement des données, lors d'une modification de la liste des sous-traitants ultérieurs. Un Cabinet peut choisir comme destination de l'export vers un logiciel comptable le serveur SFTP que le Fournisseur loue chez Hetzner Online GmbH, dans un centre de données situé en Allemagne (UE). Les fichiers d'export sont envoyés chiffrés via SFTP vers ce serveur. Chaque Cabinet dispose sur ce serveur de son propre compte, qui ne donne accès qu'à son propre dossier. L'administration du serveur n'est possible qu'avec une clé et non avec un mot de passe. Les fichiers d'export restent sur ce serveur jusqu'à ce que le logiciel comptable les récupère.
Aucun accès public aux documents. L'accès public au stockage de documents est désactivé.
Service d'authentification distinct. Les Utilisateurs se connectent via un service d'authentification distinct reposant sur OpenID Connect. Les mots de passe ne sont conservés que sous forme de hachage irréversible. Le navigateur ne reçoit pas de clés d'accès à l'interface de programmation de la Plateforme : l'application web les conserve côté serveur.
Accès par rôle et par entreprise. Chaque Utilisateur a un rôle (client, comptable ou administrateur). Chaque requête adressée au serveur est contrôlée au regard de ce rôle et des entreprises auxquelles l'Utilisateur a accès, de sorte qu'un Utilisateur ne voit que les Données des entreprises auxquelles il a accès.
Secrets et clés. Les secrets de la Plateforme en production, tels que les données de connexion de la base de données et du stockage de documents, les clés des services utilisés et les clés de chiffrement, sont conservés dans Azure Key Vault, avec un accès fondé sur les rôles, et non dans le code source. Les mots de passe et clés qu'un Utilisateur saisit dans la Plateforme pour une connexion avec un logiciel de comptabilité sont conservés chiffrés dans la base de données ; la clé avec laquelle ils sont chiffrés est conservée dans Azure Key Vault.
Journaux et audit. La Plateforme enregistre les actions pertinentes dans un journal d'audit. L'accès à la base de données est audité ; ces journaux d'audit sont conservés 90 jours.
Délais de conservation et nettoyage automatique. L'historique des imports par e-mail est supprimé automatiquement après 90 jours, les résultats de validation des factures électroniques après 180 jours, et les journaux techniques après les délais de conservation que la Plateforme applique à cet effet. Les Données d'un Contrat qui a pris fin sont supprimées comme prévu à l'article 13.
Sauvegardes. Les sauvegardes de la base de données permettent une restauration à un moment situé dans les 7 derniers jours ; Microsoft Azure supprime automatiquement les sauvegardes plus anciennes. Les documents supprimés restent récupérables pendant 7 jours et disparaissent ensuite.
Signalement des vulnérabilités. Les problèmes de sécurité peuvent être signalés conformément à la politique de signalement des vulnérabilités.
Pas de régression. Le Fournisseur ne remplace une mesure que par une mesure offrant au moins le même niveau de protection.